改善提案のネタ・事例と提案書の書き方紹介!改善の定義と提案の仕方

会社で働いていると改善提案を提出しないといけない時がありますよね。改善の定義とは何か、どういうネタや具体例を提案するべきか、そしてそのネタの提案書の書き方について、事例を交えて誰もがつまづく改善提案についてあまり悩まずに済むようにまとめてみました。

改善提案のネタ・事例と提案書の書き方紹介!改善の定義と提案の仕方

目次

  1. 改善提案の”改善”の定義とは
  2. 改善提案の提案の仕方
  3. 改善提案のネタの探し方1・メモにリストアップ
  4. 改善提案のネタの探し方2・同僚や後輩に改善提案の話題を振る
  5. 改善提案のネタの探し方3・他の部署を観てみる
  6. 改善提案の具体例1・コンセントをまとめる
  7. 改善提案の具体例2・作業机に散乱しているものの定位置を決める
  8. 改善提案の具体例3・S字フックでコンパクトに
  9. 改善提案の具体例4・モノを色分けして整理する
  10. 改善提案の提案書の書き方
  11. 改善提案の報酬
  12. 改善提案で評価を上げる書き方
  13. 改善提案まとめ

改善提案の”改善”の定義とは

改善提案といっても、まず改善の定義が分かっていないと提案書にネタを書くところにも至りません。改善の定義とは、「悪いところを改める。よくする」ということです。働いている職場で現状、全てが完璧で働きやすい職場なんてないと思います。「ここをこうすればもっとやりやすいのになぁ」その意識、考えが改善提案の第一歩なのです。

今回はその改善提案についてご紹介させて頂きます。実際の事例や具体例を用いて、如何にして改善提案を行うべきかを観ていきましょう。

改善提案の提案の仕方

改善提案の定義として「悪いところをよくする」とありますが、どう提案すればいいか悩みますよね。ですが深く考える必要はないのです。普段、仕事をしている中で少しでも「やりづらい」「余計な手間だな」「無駄な作業だな」と思うことがあると思います。それをどう直していこうと考えるだけでいいのです。

改善提案のネタの探し方1・メモにリストアップ

働いていてやりづらいと思ったことをメモにリストアップすると良いです。まずは働いていてやりづらいと感じたことをメモにとってみましょう。普段何気なく作業をしている中にもきっとやりづらいと感じるところがあると思います。ふとした時に気付いたやりづらいと感じたことが改善提案のネタにきっとつながると思います。

提案書の提出の時期になったらメモ帳を片手に持って職場を歩きまわるのも手です。職場の悪いところを探してみると意外とあるものです。直せるところや時間をかけないと直せないところ、様々な問題を見つけることが出来ます。まずはリストアップしてすぐに直せるところを改善しながら時間をかけるところをちょっとずつ手にかけることで、今後の提案書の提出の時に悩む事がありません。

改善提案のネタの探し方2・同僚や後輩に改善提案の話題を振る

職場の同僚や後輩に改善提案の話題をふってみましょう。自分では業務を果たしているときなんも不具合を感じないことでも、職場の周りの人はそれがやりづらかったりすることがあります。自分では気づけないことでも周りの仲間では気づけることがあるのでそこから改善提案のネタが出てくるかもしれません。

またこういった会話が仲間とのコミュニケーションにも繋がり、先輩や上司に改善提案の話題をふると仕事に対しての意欲を買われれる可能性もあります。自分よりも経験が長い先輩や上司に聞けばきっと的確なアドバイスやネタを教えてくれると思います。

改善提案のネタの探し方3・他の部署を観てみる

自分の部署で行われてない改善提案でも他の部署では改善されているということがよくあります。他部署にちょっとした用事で顔を出すとき周囲の観察をしてみてはどうでしょうか、作業机の上や床面、配線をどうまとめてるのか等、ふとしたところに改善のネタは転がっているものなのです。

本当にネタに困っているときは他部署の仲間に前回の改善提案を聞くのも手かもしれません。他の部署と自分の部署では違う内容の仕事をしていてもきっと代用が効いたり、自分の部署で使えるアイディアの元が発見できるかもしれません。

改善提案の具体例1・コンセントをまとめる

それでは具体例を観ていきましょう。どの職場にも電気が通っていて無数のコンセントやケーブルがつながっていると思います。そしてその配線は日々必要に応じて増えて行くと思うので、配線が都度ごちゃごちゃになりやすいです。ぐちゃぐちゃになった延長コードや配線を結束バンドなどでまとめておくことで全然見栄えが違ってくると思います。

多数のコンセントを使用している職場ではどれがどのコンセントなのかわからなくなるような事例があります。

コンセントのところになんのコンセントなのかを表示するだけで十分と提案書に書くネタになるのではないのでしょうか。どの職場にもコンセントはあると思うので、まずは簡単にまとめてどれがどのコンセントなのか表示する。これを膨らませていけば配線やコンセントのネタで数件分は提案書のネタになるのではないのでしょうか。

改善提案の具体例2・作業机に散乱しているものの定位置を決める

続いての具体例はこちらです。まずは机に散らばっているボールペンやクリップ等の定位置を決めましょう。ボールペンやシャープペンはペン立てに、クリップやその他の用具は入れ物を作成しそこにまとめて入れるようにすれば机の上が散乱するということはなくなるでしょう。

作業する机が綺麗だときっと作業も捗ると思います。自分の好みのペン立てや収納道具を使えば仕事のモチベーションも上がるのではないのでしょうか。他の人の作業机のペン立てと自分の作業机のペン立てでお互いの個性などが見えてくるのも面白いですよね。そこから新しいお互いの発見とコミュニケーションも生まれるので小さい改善が大きい関係性を生むのかもしれません。

改善提案の具体例3・S字フックでコンパクトに

続いての具体例はこちらの収納法です。S字フックは何にでも使える便利なグッズですよね。デスクワークの方にも現場で作業する方にも役にたつアイテムの一つだと思います。具体的な事例として、その現場ですぐ使うような工具が身近になくわざわざ箱から取り出していたりするとき、その工具を身近なところにS字フックに引っ掛けておくことでわざわざ箱から取り出す面倒をしなくて済むようになります。

その他にも床に置いてあるボトルのようなものを壁に掛けることによって足場の確保ができたりもします。このような改善は自宅でも応用ができるので自宅を綺麗にでき、友人や恋人を招いた時に整理整頓が人一倍できる人だと思わせることができるかもしれませんね。

改善提案の具体例4・モノを色分けして整理する

ものを分けて定位置化したあと、分けたものがどれでいつ使うものなのかを色で分けておくとあとで使用するときもわかりやすいですし使用したものを元に戻すときも色ですぐに見分けることができるので返却違いなどがなくなる可能性が高くなります。

改善提案の提案書の書き方

改善提案を考えて実施したあと、いよいよ提案書に書く作業に移ります。(未実施でも提出できることもありますが)まず提案書に何を書くのかを説明しましょう。

・改善提案書の提出年月日・提案者の所属している部門名、役職・提案者の氏名・改善提案の件名・改善する前の現状はどうなっているのか・どのように改善するのか・どのような効果が生まれるのか、などです。もちろん企業によって提案書の書き方や書く項目は多少違うにしても大体が同じようになっていると思います。

改善提案の報酬

提案書を提出したら企業から報酬が渡されます。お小遣い程度からボーナスクラスの報酬まで。改善した事例によって上司に評価され、それに応じた金額が支給されます。ちょっとした提案だったらお小遣い程度、年間で会社に数十万~数百万の利益を生む改善であればボーナスクラスの改善提案も望めるでしょう。

今回紹介させていただいた提案では、すぐ出来るような簡単な内容なのでお小遣い程度しかもらえないと思います。提案書の書き方を少し工夫すれば少しだけでも評価を上げて報酬をアップさせることができる可能性があります。

改善提案で評価を上げる書き方

提案書の書き方で少しでも評価をあげることができる可能性があります。・改善する前の現状はどうなっているのか・どのように改善するのか・どのような効果が生まれるのか、この項目を上手く表現することが大事だと思います。

・改善する前の現状はどうなっているのか?会社において現状、何が悪いのか何が問題なのかを的確に捉えているかをチェックします。○○が○○になっている→○○が○○になっているので○○といった問題、不具合が発生している・どのように改善するのかその問題をどのように改善するかをチェックします。○○をする→○○をして、○○の問題を無くせるようにする。

・どのような効果が生まれるのか?ここが一番重要です。その改善を行ったことによってどのような効果が生まれるのかチェックします。○○の問題がなくなる→○○の問題がなくなるので○○(生産性・事務効率・5S等)の向上につながります。

改善の効果は1つの改善で様々な項目の改善を行うことができたりします。上の事例のペン立ての件についても5Sが推進されると共に使う道具が身近に置かれることによる事務効率化にもつながっています。

改善提案まとめ

改善提案について事例や書き方をまとめました。・改善とは悪いところを改めること・様々なところに改善のネタが潜んでいること・提案書の書き方を工夫すれば評価を少しでもあげられること。これを理解すればきっと改善提案も上手く出来ると思います。このページを通して改善提案への悩みが解消されたら幸いです。

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