仕事のできるビジネスマンは、ビジネス文書の書き方もスマートです。なぜ、書き方が上手なのか、それはビジネス文書を書く上でのコツや例文のテンプレートをうまく活用しているからです。仕事ができるビジネスマンがどのような書き方をしているか、徹底分析しました。

ビジネス文書の書き方を解説!例文・文例・書式を詳しくご紹介!

目次

  1. 仕事ができる男のビジネス文書の書き方
  2. ビジネス文書の種類
  3. 書き方もビジネスの文書によって様々
  4. ビジネス文書の書き方・社内文書編
  5. ビジネス文書の書き方・社外文書編
  6. ビジネス文書に書き方のコツは簡潔にまとめる事
  7. 相手によって書き方も様々
  8. 手軽にできるビジネス文書の書き方
  9. 書き方に迷った時は他のビジネス文書を応用する
  10. ビジネス文書の書き方のまとめ

仕事ができる男のビジネス文書の書き方

男にとっては、仕事で成果をあげることはとても重要ですよね。成果を挙げれば挙げるほど必要となるのがビジネス文書です。報告書や日報など、作成する機会が多いビジネス文書もあれば、稟議書などとても大切なビジネス文書もあり、それぞれ書き方は様々です。

今回はそんな複雑なビジネス文書の書き方を、例文と一緒にご紹介します。色々なシーンで役立つ、簡単コピペで使える書式のテンプレートも一緒に紹介するので、活用してください。

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ビジネス文書の種類

ビジネス文書には、目的やケースによって様々な種類の文書があります。その中でも大きく分けると2つの種類のビジネス文書になります。1つめは、社内へ向けた「社内文書」です。先に挙げた、報告書や日報、稟議書などはもちろん、引き継ぎなどのために作成する業務連絡書、社内メールなんかもビジネス文書に含んでしまってよいでしょう。

もう1つは、顧客や取引先に向けて発信する「社外文書」です。発注書や納品書などの受発注に関する事から、挨拶状、お礼状などがこれに該当します。基本的にはそれぞれのテンプレートを会社で用意されているケースや、各々がインターネットからダウンロードして使っていることがほとんどだと思います。

しかし、仕事ができる男はテンプレートのまま使うようなことはしません。しっかりと自分なりにアレンジし、仕事が円滑に進むような内容に書き換えて使うのです。そのためには、どんなことを相手に伝えたいのか、がとても重要なポイントとなります。

書き方もビジネスの文書によって様々

ビジネス文書には、たくさんの種類があることをお分かりいただけたでしょうか。ビジネス文書が必要なそれぞれのケースで使うべき言葉、使ってはいけない言葉など、ビジネス文書の目的や種類によって、選ぶ例文、これまでの文例、使う書式をそれぞれ厳選しなければなりません。

しかし、使う機会の多いビジネス文書ならば、例文やこれまでの文例もたくさんあると思いますが、なかなか使う機会のないビジネス文書だと、例文や書式がなかなか見つからず、文例も使えたり使えなかったりすることが多いのではないでしょうか。

しかし、本来ならば、ビジネス文書のテンプレートは3つ〜4つ程度作っておき、後はケースによって自分で作り変えるという方法が一番効率の良い方法だということをご存知でしょうか。そして、仕事のできるビジネスマンは、そうやって書式を有効活用しているのです。

ビジネス文書の書き方・社内文書編

それではここから、ビジネス文書の書き方と例文をご紹介します。ここで紹介する書式を使用すれば、大体のビジネス文書は作れるはずなので、ぜひ活用してください。まずは、社内文書の文例をご紹介していきましょう。社内文書は、その名の通り社内の人間に向けて発信する文書となります。

そのため、あいさつ文や礼儀について色々考えるより、端的で要点が絞られている文書が良いでしょう。特に報告書については、要件が伝わることだけに注力し、書式もそこまで凝ったものでなくて大丈夫です。ケース別の例題を参考にしてみてください。

お詫び・謝罪の場合の例文

「このたび、○○○におきまして、私の不用意な判断により、お客様から叱責を受けました。この件に関し、お客様、ならびに課長ほか関係者の皆様には、大変ご迷惑をおかけいたしました。誠に申し訳ありませんでした。」お詫びや謝罪の文書を提出しなければいけない場面はそう多くないと思います。

始末書なんていう呼び方もされますが、基本的には文例はこれくらいで良いでしょう。仕事のできるビジネスマンを演じたいのであれば、謝罪の後に解決策や今後の対応を書いておくと、二度と失敗しないという意思表明にとってもらえるようでしょう。

レクリエーションなどの案内の例文

「いよいよ、本年も残すところわずかとなりました。一年をふり返り、また社員相互の親睦をさらに深めるため、下記の通り忘年会を開きます。皆様ふるってご参加ください。(日時、場所、会費、幹事を明記)」大きな会社であればあるほど、こういった社内行事も文書で通達するようになります。あまりかしこまった感じではなく、簡単な挨拶と、必要な情報を明記した書式で問題ありません。

社内企画の例文

「当社のユーザー向け新サービス「○○○」についての企画を立案しましたので、ご検討をお願いします。(企画の趣旨説明文・概要・内容・予定スケジュール・予算案を明記)」本格的な企画書のさらに前段階の企画提案書です。この場合、企画書のように本格的なマーケティングリサーチはせずに、企画の趣旨とどのようなサービスかを明記すれば良いでしょう。予算やスケジュールを先に提出することで、ある程度の規模感が伝わりやすいので、ここが重要なポイントです。

業務報告書の例文

「(結果報告)目標○○○万円に対し、○○○万円を達成。前年同月比3%増、前月比2%増となった。(分析)季節的に需要が高まったこと、大型店からの大量発注があったことが理由として想定される。(次の見通)今月は大量発注があったので達成できたが、毎月入るわけではないので、新規の開拓に力を注ぐ。

(次回の目標)これらの施策により、6月度売上目標に対して3%程度の増を見込む。以上」だらだらと長く書くような報告書では、読む方が嫌になってしまいます。端的で簡潔な書式で提出することを心がけましょう。

その他、稟議書などの文書もありますが、基本的には報告書と同じように、ダラダラと述べるのではなく、簡潔に数行で表した方が、読み手は「こいつ、仕事できるな」と感じます。何が言いたくて、なぜそれが必要で、今後どうなりそうで、だからどうして欲しいのか。この点を意識すると、社内文書は比較て楽にかけるようになるでしょう。

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ビジネス文書の書き方・社外文書編

社内向けのビジネス文書の書き方に対して、社外向けのビジネス文書は、仕事のできるビジネスマンの腕の見せ所になります。書き方の要点は社内向け文書と同じですが、より丁寧で、読み手の立場に立った書式にすることを心がけましょう。

お詫び状の例文

「拝啓 時下ますますご清祥のこととお喜び申し上げます。平素は当社製品をご愛顧いただきまして、心より感謝いたしております。さて、このたびは、○○○○の問い合わせをいただきながら、当社で不手際な対応をいたしたとのこと、謹んでおわび申し上げます。今後は、こうしたご不便ご迷惑をおかけすることのないよう、対応の改善を研究させていただきます。このたびの件、あらためておわび申し上げますとともに、今後ともお引き立てのほどをよろしくお願い申し上げます。敬具」

この文例を使うときは、100%自社に責任がある時にだけにしましょう。あまり丁寧に謝りすぎるのもよくありません。よく「お客様は神様です」と言いますが、これは「神様だから何をしてもいい」という意味ではありません。お客様からのクレームだからといって、安易にこのような例文を使うことはやめましょう。

見積もり依頼の例文

「拝啓 貴社ますますご清祥の由、慶賀の至りに存じます。さて、小社では先日ご提案いただきました、「○○○○○」の導入を検討しております。つきましては、下記条件に沿ったお見積もりをいただければ幸甚に存じます。また、商品に関連して詳細な情報などがございましたら、併記していただきますようお願い申し上げます。敬具(見積もり条件を明記)」

社外向けのビジネス文書で、一番書く機会が多いものの一つが見積書でしょう。見積書では、相手の商品やサービスの導入を検討している旨と、商品の詳細情報、また急いでいる場合をその背景も明記すると良いでしょう。間違っても、ここで「できるだけ安く…」のような、値下げ交渉はしないでください。導入前から値下げ交渉をするようなビジネスマンは、嫌われます。

督促状の例文

「拝啓 さて、当社注00000号(○○/○○)にて発注の商品、すでに納期を過ぎているにもかかわらず納入がなく、このままでは、弊社クライアント様のサービス停止という最悪の事態に発展しかねない状態です。したがいまして、納入予定等について緊急打合せを行ないたく、○○月○○日午前○○時にご来社をいただくようお願いいたします。なお、当日ご出席者について、折返しご連絡を賜りますようお願い申し上げます。敬具」

もう一つよくあるケースが、督促状です。料金を支払ってくれない、商品を納入してくれなという場合は、電話での連絡はもちろん、書面やメールでも連絡をし、後々に備える必要があります。その際、脅しに取られるような言葉は問題ですが、こちらが多大な迷惑や被害を被っていることは、断固としてアピールした書き方をするようにしましょう。

ビジネス文書に書き方のコツは簡潔にまとめる事

いくつかの文例を紹介しましたが、ビジネス文書の書き方のポイントは、とにかく簡潔にまとめることです。何を伝えたいのか明確に書き出し、文章量はA4用紙に収まる程度が理想です。あまり多くを書きすぎず、自分だったらどういう文面だったら響くかを考えながら書くと良いビジネス文書が書けるでしょう。

相手によって書き方も様々

例文のように、かしこまった書式でも良いですが、取引先、同僚、クライアントとの関係性の深さによっては、多少砕けた感じの書き方をしても構いません。相手によっては、かしこまった文面がくると「距離感を感じる」と、不安になってしまう人も中にはいます。もちろん、伝える内容によってはかしこまらないといけない部分も出てくるでしょうが、アポイントや見積依頼などは、文例よりも相手との関係性を重視した書き方をしましょう。

手軽にできるビジネス文書の書き方

ここまでご紹介した文例を使ってもらっても構いませんが、該当しないケースもあるでしょう。そこで誰でも手軽に書けるビジネス文書の書き方のポイントが4つあります。それは「1.結論から書く」「2.なるべく数字を入れる」「3.箇条書きにできるところは箇条書きにする」「4.要件は1つに絞る」というものです。時節の句などは、あまり気にせず、この4つのポイントを追った書き方をすれば、だいたい伝わりやすいビジネス文書を作成できるでしょう。

書き方に迷った時は他のビジネス文書を応用する

どうしても書けない、どうやってもうまく書けないという場合は、なんでもいいので過去の文例を引っ張ってきて、その書式を丸パクリして作りましょう。商品名や相手に伝えたいことの部分だけ変更し、そのまま使えるところはそのまま使いましょう。ただ、この方法ばかりだと、なんどもやりとりする相手にはバレる可能性があるので、やりすぎは禁物です。

ビジネス文書の書き方のまとめ

ビジネス文書も、ビジネスの一環です。この文書を送ることで、相手に何を伝えたいのか、相手にどんな行動をとって欲しいかなど、自分の要求を明確にし、その上で文書を作成すれば、誰でも書けるようになります。ビジネス文書をマスターすれば、できるビジネスマンへ変貌できること間違いありません。


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