友達に送るメールと違いビジネスで上司や取引先に送るメールにはマナーがあります。文章だけのやり取りだからこそ、もしかしたら相手に返信をしているかもしれません。ビジネスでの返信のメールマナーと例文、そしてお互いに誤解のない親切な書き方をレクチャーします!

ビジネスでの返信メールマナー例文集!お互いに誤解のない親切な書き方は?

目次

  1. ビジネスはメール連絡が主流
  2. ビジネスメール返信の基本となるスタイル
  3. メールの返信に使う全文引用と部分引用
  4. 返信メールの件名「Re:」はどうしたらいい?
  5. メールを返信する時の「Re:」の乱用はNG
  6. ビジネスメールの返信の返信
  7. メールは24時間以内に返信すること
  8. 「返信は不要です」というメールへの返信は?
  9. 目上の人や上司へのメールや返信の書き方
  10. 目上の人や上司へのメール返信におけるマナー
  11. 目上の人や上司へのメール返信に使う敬語に注意
  12. 時間帯による目上の人や上司へのメール返信
  13. 目上の人や上司へのお願いメール
  14. 間違いやすい敬語集
  15. ビジネスでの返信マナーまとめ

ビジネスはメール連絡が主流

現代ではビジネスでの連絡のやり取りにメールを使うことが主流となっています。24時間送ることができ、気軽にやり取りができるメール。仕事の打ち合わせや面談の予定など、会議資料などのファイルを添付することもでき、遠方の会社ともすぐに連絡をとることができます。メールはビジネスコミュニケーションに必要不可欠なツールです。しかし、ビジネスにおいてのメールには暗黙のマナーがあることをご存知でしょうか?

仕事のやり方を教えてもらうことはあっても、メールでのやり取りの仕方を教えてくれる会社はほとんどありません。しかし時には重要な取引についてメールをすることもあり、もしその時のメールの返信が相手に誤解をさせるものだったら重大なトラブルになりかねません。ビジネスでの返信のメールマナーと例文、そしてお互いに誤解のない親切な書き方をレクチャーします!

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ビジネスメール返信の基本となるスタイル

ビジネスメールは送られてきたメールの内容を引用して返信していくスタイルが主流です。過去の相手とのやり取りを見ながら返信することができるので便利です。メールを返信する時は返信と書かれたボタンを押すと「>(引用符)」が自動でついている状態で前回のメールの文が表示されます。この状態が引用になります。ちなみに引用には「全文引用」と「部分引用」があります。その違いを見てい行きましょう。

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メールの返信に使う全文引用と部分引用

全文引用

会議やセミナーなどの開催日など、メールで連絡を取り合いながら物事を決めていくときには全文引用が良いでしょう。過去のやり取りを見ながら話を進めることができますし、相手の文章を引用することで無駄な文章を打つことなく、スピーディーにやり取りができます。また、返信の後ろに全文を引用することで、連絡してもらった日程を確認しながら相手との相違が無いか確認して返信することができます。

全文引用をした場合の例文は「お世話になっております。ご連絡いただきました日程で当社は問題ありませんので、引き続きよろしくお願い致します。」という文章で済みますが、全体引用しなかった場合の例文は「お世話になっております。お問い合わせいただいた日にちは○月○日ですが、当社は問題ありませんので~」と日付を入れなければなりません。

部分引用

部分引用は相手から質問などがあった時に回答するうえでとても便利です。「セミナー講演時間はどちらの時間がご都合がよろしいでしょうか。ご連絡をお願いいたします。①14時~15時②15時~16時」というメールがきた場合の返信の仕方を例文を交えて見ていきましょう。

「>セミナー講演時間はどちらの時間がご都合がよろしいでしょうか。ご連絡をお願いいたします。①14時~15時②15時~16時」と時刻の書かれている文章を引用します。そして「①14時~15時でお願いい致します。」と返信します。このように部分引用することで、メールの文章のなかでどの質問に自分が回答しているのかが明確になります。

その他の引用の使い方

上記では全体引用と部分引用を分けて使った例文でしたが、ビジネスメールのやり取り上でその両方を組み合わせる場合もあります。その場合全体引用は残しておく記録という扱いになります。その時のやり取りの流れの上で必要だと思う引用を選択し、使っていきましょう。

また、間違いを正すうえでも引用を使う場合があります。この時相手が間違っていても原文は変更することはマナー違反になりますので注意しましょう。例文としては「>5月21日(火)でお願いいたします。」という間違っている文を引用し「5月20日(火)ですね。了解しました。」と正しい文章を返信しましょう。この時間違いを追求しすぎず、確認だけをするようにしましょう。

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返信メールの件名「Re:」はどうしたらいい?

ビジネスメールを返信すると、自分で訂正しない限り件名に「Re:」と自動で入力されます。メールのやり取りに慣れていない方はこの「Re:」という表記が相手にとって失礼になるのではないかと不安に思う人も多いのではないでしょうか。実は「Re:」をつけたままの返信は失礼ではありません。「Re:」の後の件名を確認できるので、どんな用件で何回メールのやり取りをしているかわかりやすいからです。

しかし、ビジネスにおいてのメールのやり取りの場合は件名を変更する場合もあります。それは返信の返信として送るメールの内容を異なる話題へ変える場合です。仕事をしていると長いやり取りをしていく上でメールの内容が変わる場合もありますので、その時は「Re:」をつけたままメールせず、変更して返信するようにしましょう。

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メールを返信する時の「Re:」の乱用はNG

何度も何度も同じテーマでやり取りをしていると「Re:」の数がどんどん増えていきます。例文として「Re:Re:Re:Re:Re:Re:工事の日程調整の件」のように、気づけば「Re:」の数が増えて非常に見にくくなってしまっていることがあります。また、「Re:」の数が増えすぎると件名が後列に下がり表示されず、件名が「Re:Re:Re:Re:Re:Re:工事…」のような表記になってしまうことがあります。

これでは何のメールなのか分からなくなってしまい、仕事にも支障が出てしまいます。ビジネスメールの回数が多くなってきた場合は「Re:」の数を一つだけにし、「Re:工事日程調整の件(6)」のように件名の横にやり取りの回数を記入する書き方をすると分かりやすいでしょう。

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ビジネスメールの返信の返信

メールをずっとやり取りしていると、返信、向こうからの返信、また返信と延々と返信が続いていきます。あまり長いメールのやり取りをしているとストレスにもなりますし、メールを送る理由も定かではなくなってきます。例えば日程調整を相手に聞くときに「ご都合はいかがでしょうか?」とだけ質問をしてしまうととても長いやり取りになってしまいます。

例文です。「明日から月末までは出張の為不在でして、来月頭でしたらお伺いできるかと思います」と返信がきて、あなたは「では来月、6月2日ではいかがでしょうか」と返信します。相手から「6月2日は午前中に会議がありますので、午後からのお伺いになりますがよろしいでしょうか」と返信がきます。「それでしたら…」と一つの予定を決めるまでに非常に長いやり取りが必要になってしまいます。

メールを工夫してみましょう。相手に日程を聞く場合の例文です。「○○についての打ち合わせの日程を調整したくご連絡させていただきました。①5月24日(火)②5月25日(木)のいずれかでご都合の良い時間をお教えいただけますでしょうか。両日とも難しい場合は別途候補日をお知らせ下さい。」というメールを送ります。

すると相手からは「月末までは出張の為不在になっております。最短で6月2日の午後からでしたらそちらにお伺いできます。2時間程度の打ち合わせをお願いいたします。」と一度で全ての返信を得ることができます。このようにビジネスメールは返信回数をできるだけ少なくするとスマートです。ビジネスメールのやり取りは「自分→相手→自分」で完結させるようにしましょう。

メールを送る時はこの流れを意識しながら返信するようにしていくと短いやり取りで全ての情報を交換することができます。「当方から改めてご連絡いたします」メールを終了してしまうのも手です。もし話し合う内容が変化しているようであれば新しい件名にしてメールを再開しましょう。メールをしている目的を見失わないよう、返信する時は一度内容を見直して不要な情報は無いか確認しながらメールを作成しましょう。

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メールは24時間以内に返信すること

ビジネスメールは受信してから24時間以内に返信するようにしましょう。ビジネスメールの返信をどれだけ待てるかという調査をビジネスマンに行ったところ、実に八割が24時間以内という回答をしています。質問の回答を求めるメールの場合は絶対に返信しなければなりません。メールを読み終わった時点ですぐさま返信するようにしましょう。素早い回答をすれば相手も心地よくやり取りができるでしょう。

メールの返信が遅ければ遅いほど相手は不安になりますし、あなたの返信が無い限り動かせないプロジェクトがあればそのしわ寄せが色んな所に出てきてしまいます。とはいえ、回答しにくかったり、急いでいたり、上司に一度確認をとらなければ返信できないこともあるかもしれません。その場合はさしあたっての返信を送るようにしましょう。

例えば一度社内で検討してからでなければ返事ができない場合は「お世話になっております。メールを拝見しました。お問い合わせの件ですが、社内で検討しましてから改めて返信させていただきます。1月20日(木)まで回答をお待ちいただけますと、幸いです。」と返信すると良いでしょう。

とりあえずメールを読んだことを伝えたい時は「お世話になっております。メール拝見いたしました。お問い合わせの件については後日改めてご連絡いたします。よろしくお願いいたします。」と返します。なんの返信がないよりも、ちゃんとメールを読んでいるということが伝われば不要な不安を避けることができます。

「返信は不要です」というメールへの返信は?

メールのやり取り中、「返信は不要です」と記載されていることがあります。しかし返信不要と書かれているのだから返信しないというのは良くありません。自身で返信の必要があると考えた場合は返信不要と記載があってもメールを返信しましょう。もし返信の必要があったのに返信せず、それを返信不要と言っていたからと相手のせいにしてしまうのは心象が良くありません。

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目上の人や上司へのメールや返信の書き方

ビジネスシーン以外にも目上の人や上司にメールを送る時にもマナーがあります。食事に連れて行ってもらった時にはお礼のメールを送らなければいけません。お礼を伝えるには「ありがとうございます」という言葉を使います。「ありがとうございます」だけで充分丁寧な感謝の言葉ですが、より感謝を伝えるならば「誠に」や「本当に」をつけるとより印象が良くなります。「感謝しております」という書き方も良いでしょう。

例文として「件名:先日の食事会のお礼」としましょう。その場合「お疲れ様です。○○部の佐藤です。先日は食事会に誘っていただき誠に有難うございました。また機会がございましたら非常にためになる部長のお話を聞かせて頂ければ嬉しいです。取り急ぎメールにてお礼申し上げます。」と感謝の気持ちをしっかりと伝える書き方をしましょう。

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目上の人や上司へのメール返信におけるマナー

上司と特別仲が良く、気の置けない仲だとしても、社会人である以上ビジネスにおけるマナーを忘れてはいけません。あくまでも上司は自分より目上の立場。自分は部下です。馴れ馴れしくすることが本当の信頼関係ではありません。社会人として身に着けておくべきマナーを守りながら良い関係を築くようにしましょう。

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目上の人や上司へのメール返信に使う敬語に注意

敬語には間違いやすいものが多々あります。その中でも普段使う言葉で特に間違われがちなものが。例えば「了解しました」は「承知しました」、「確認しました」は「拝見しました」、「ご苦労様です」は「お疲れ様です」、「問題ありません」は「そのまま進めて頂けたらと思います」といった感じです。メールを送るのが同僚など立場が同じ相手なら大丈夫ですが、目上の人にはより丁寧な言葉を使うと印象が良いでしょう。

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時間帯による目上の人や上司へのメール返信

朝の早い時間にメールをもらった場合の返信

「朝早くのメール感謝いたします。」「早い時間にも関わらず、早急なご連絡誠にありがとうございます。」「早朝にご連絡いただきましてありがとございます。」などという書き方をし、朝の忙しい時間にメールを送ってくれたことに感謝する文面を冒頭に記載しましょう。

夜の遅い時間にメールをもらった場合の返信

「遅い時間にご丁寧なメールをいただきまして、本当にありがとうございます。」「深夜にも関わらずご連絡ありがとうございます。」「お忙しい中、メールをいただきありがとうございます。」などという書き方をし、仕事も終わり帰り際にも関わらずメールを送ってくれたことへの感謝を冒頭で述べます。

自分が送ったメールへの迅速な返信をもらった時

「早急にお返事いただきまして誠にありがとうございます。」「早速のご返信感謝いたします。」「素早いご対応ありがとうございます。」と迅速な返信への感謝を述べる書き方をしましょう。この時上司の気遣いに応えるように自分もできる限り早めに返信しましょう。

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目上の人や上司へのお願いメール

取引先や上司などの目上の人へ仕事を依頼する時はとにかく明確に、わかりやすいメールが求められます。その仕事に着手するのは早い方がいいのか、手すきの時でいいのか。依頼する仕事の期限などをしっかり伝えるようにしましょう。メールの冒頭には「お忙しいところ恐れ入りますが」など、上司を気遣う言葉を添える書き方をしましょう。

また、目上の人に頼みごとをする場合、「お願い申し上げます」「〜していただけませんでしょうか」「ご依頼申し上げます」「切にお願い申し上げます」「誠に厚かましいお願いですが」「事情をお察しいただき」「突然のお願いで」「誠に勝手なお願いで」「願えませんでしょうか」という敬語フレーズを使うようにしましょう。

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間違いやすい敬語集

「了解しました→承知しました、かしこまりました」「ご苦労様です→お疲れさまです」「お世話様です→お世話になっております」「お身体ご自愛下さい→ご自愛下さい」「休みをいただいております→休みを取っております」「(社外の人に)◯◯社長が→◯◯が」「お客様がそう申しておりました→お客様がそうおっしゃっていました。」

「資料は拝見されましたでしょうか→資料には目を通していただけたでしょうか」「先日私がお行きした際には→先日私がお伺いした時は」など、普段敬語だと思っているものが間違っていることがあります。目上かどうか関係なく、社会人として正しい敬語を使えるようにしましょう。

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ビジネスでの返信マナーまとめ

メールはとても便利なツールですが、顔が見えない故に書き方で誤解が生まれることもあります。気をつけていないと相手に大変失礼なメールを送ってしまっている場合もあります。慣れるまでは難しいかもしれませんが、先輩や上司のメールを見て学んだり正しい敬語を学んだりして、スマートでマナーを守ったメールの返信をするようにしましょう!


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