女性がやるイメージが強い秘書ですが、近年では男性の秘書も増えています。そして秘書検定の特に2級は社会人としてのビジネスマナーの勉強にもなるため人気が高い資格ですね。今回は男性の学生やビジネスマンにおすすめな秘書検定2級の難易度や勉強時間などを紹介します。

秘書検定2級の難易度はどれくらい?合格に必要な勉強時間も調査!

目次

  1. 秘書とはどんな仕事?
  2. 秘書は男性でもできる?
  3. 秘書になるために秘書検定は必須?
  4. 秘書検定とは?
  5. 秘書検定は2級がおすすめ
  6. 秘書検定2級の難易度と合格率は?
  7. 秘書検定2級合格に必要な勉強時間は?
  8. 秘書検定2級で効率的な勉強方法は?
  9. 秘書検定2級は実技もあり!?
  10. 秘書検定2級筆記試験の内容①資質と人柄
  11. 秘書検定2級筆記試験の内容②一般知識
  12. 秘書検定2級筆記試験の内容③職務知識
  13. 秘書検定2級実技試験の内容①人間関係・マナーと接遇
  14. 秘書検定2級筆記試験の内容②技能
  15. 秘書検定2級合格のためのコツは?
  16. 男女問わず秘書検定2級を持っておくと便利

秘書とはどんな仕事?

秘書とは政治家や医者、企業の社長や役員など忙しいポジションに就いている人たちをサポートする仕事です。これらの役職に就いている人たちは基本的に書類整理など雑務を行う時間はないですよね?そのため秘書がその人たちの右腕となり代わりに雑務を行ってあげる役割を持っています。そのためビジネススキルやマナーなどを完備していなければならない仕事と言えますね。

しかも秘書の仕事は多岐に渡り書類の整理から作成、接客応対、冠婚葬祭に届ける封書の作成、スケジュール管理、顧客とのコミュニケーション、車の運転、備品の調達など業種にもよりますがありとあらゆる能力を万能にこなさなければなりません。ビジネススキルの専門知識が求められるため給与は一般会社員より高く設定されることも多いですね。

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秘書は男性でもできる?

この秘書という仕事は一昔前までは女性がやるイメージが強かったという認識を持っている人も多いかと思います。確かに秘書業務が目に付きやすい映画や漫画、小説などでは女性が秘書をやっているシーンが多いですよね。これは昔は女性は男性の仕事をサポートするという価値観が蔓延していたため、そのようなイメージが強くなっているのでしょう。

しかし女性の社会進出が進み、ジェンダーフリーが浸透しつつある現代の社会においては秘書は女性である必要はなく男性でもスキルさえあれば秘書になる人も増えてきています。最近ちょっと話題になりましたが女性の議員に男性の秘書というのはけっこうポピュラーなパターンでもあります。

どうしても同性だと仕事に不必要ないざこざが発生してしまう場合もあるのでその場合別性同士のほうが仕事がスムーズに進行するというメリットもあるのです。他人のスケジュールを管理したり細かく書類を作れる几帳面な人でしたら秘書は男女問わずおすすめの仕事と言えますね。

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秘書になるために秘書検定は必須?

端的に言うと通常の秘書業務に就くにあたって特別な資格などは必要ありません(一部政策担当秘書を除く)。誰でも秘書になることができます。しかし上記の通り秘書という仕事は広く一般知識や社会の常識、ビジネスマナーが求められる仕事ですので自分の能力を客観的に示せる資格を持っておくと秘書になる際には分かりやすく、採用はされやすいでしょう。

秘書の能力を測るのに最も人気の資格は秘書技能検定試験、通称「秘書検定」が最も人気ですね。秘書になるために必須の資格ではないですが、この秘書検定に合格しておくと秘書として採用はされやすいと思います。秘書を目指すのであれば取っておいた方がいい資格だと言えますね。

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秘書検定とは?

この秘書検定は国家資格ではなく文部科学省が後援している公益財団法人実務技能検定協会がする民間資格となります。3級、2級、準1級、1級に分かれており、年間におよそ3回ほど全国各地で行われています。秘書検定は受験にあたって制限はなく難易度もそこそこでどんな人でも受験することができますね。

秘書検定で最も受験者数が多いのは大学生、それから高校生など学生になりますが社会人の方でも受験している方はたくさんいます。秘書検定はビジネスマナーと資料作成、メール・電話対応などがメインの試験になりますので秘書になるつもりがなくてもどの立場にいる人でも受けておくと後々便利になる資格と言っていいと思います。

秘書検定は2級がおすすめ

上記の通り秘書検定はいくつかクラスが分かれていますが、とりあえずビジネススキルの勉強のため…という目的を持っているのであればおすすめは「2級」がいいでしょう。2級は基本の上にさらに応用を交えた試験内容になっていて簡単過ぎず難しすぎずという難易度になっているため役に立ちやすいです。

秘書検定の2級は受験料も3,800円と検定試験の中ではそこそこリーズナブルな価格となっており、受験はしやすいと思います。なお、受験の際は地域ごとにけっこう細かく「ブロック」が分かれているので秘書検定2級を受験する際は地域を間違えないようにしっかり確認してから申し込みをするようにしましょう。

秘書検定2級の難易度と合格率は?

秘書検定2級は第112回の試験では32,472人が受験しており、その中で合格したのは18,698人。合格率は57.6%となっています。つまり受験した人の半分以上が合格している試験だと言えますね。平均でも毎回50%前後に合格率が収束することが多く難易度は決して高くない試験だと言えます。

この合格率は検定試験の中では結構高い方で、しっかり勉強すれば誰にでも合格のチャンスがある試験だとも言えるでしょう。3級だと合格率70%前後で簡単過ぎ、準1級だと合格率30%前後で少し難易度が高くなってしまいますので2級は非常に丁度いい、受験しやすい試験ですね。

秘書検定2級合格に必要な勉強時間は?

秘書検定2級を合格するまでに必要な勉強時間は1日1時間の勉強時間を毎日取れたと仮定するならば平均で約一か月程度とされています。しかし後述するように秘書検定2級はビジネスマナーや文書、表計算作成スキル、一般常識など他のビジネス系資格に共通する知識が要求されるためその分野についてあらかじめ知識を持っていればもっと勉強時間を短縮することは十分可能です。

すでにビジネスマナーが身についている人の場合一週間程度の勉強で合格できる場合もあるそうですね。しかし逆にビジネススキルもなく、パソコンのいわゆるオフィス系ソフトの取り扱い方も知らないという人では勉強時間は一か月では足りない可能性もあります。いずれにしても秘書検定2級はすでに持っているスキルによって勉強時間は変わるということですね。

秘書検定2級で効率的な勉強方法は?

秘書検定2級の勉強方法は基本的に対応するテキストを読み込み、問題集を解きまくるというスタイルが一般的になっています。秘書検定公式の問題集やテキストも販売されていますし、一般の出版社からも多数テキストが発売されているため問題集を購入するのにトラブルが発生することはないでしょう。書店にも多数並んでいますよね。

秘書検定2級の筆記試験はマークシート選択式と記述式の2つの種類があるためとにかく過去問題集などを解いて検定の様式になれることが大切です。また上記の通りビジネスマナーに関する問題が多数出題されるため秘書検定のテキストだけでなく他の一般常識テキストなどを参照にするとより効率的に勉強ができ、難易度を下げられるという印象です。

秘書検定2級は実技もあり!?

秘書検定2級は「理論」と「実技」の2つに分かれています。その両方で60%以上獲得できた場合秘書検定2級に合格となりますね。まず理論というのは主に知識を問う問題で、身だしなみや良識、一般知識や職務知識などが出題されますね。こちらはテキストなどで知識を暗記したり一般常識などの知識を拾って覚える事で対処できる問題になっています。

そして「実技」ですが、秘書検定2級の「実技」とは実際に面接のような形で試験を行う…というわけではなくあくまで筆記試験で上記した様々な知識を使ってあらゆるシチュエーションでベストと思われる選択肢を選ぶ問題になっています。つまり実際の場面を想定した問題が出されるということで「実戦」や「応用」といった要素が問われるわけですね。

秘書検定2級筆記試験の内容①資質と人柄

それでは秘書検定2級で出題される問題を種類ごとに見ていきましょう。まずは資質や人柄といった秘書として必要なマナーです。身だしなみやビジネスに適切な髪型、優先して取り組むべき仕事や「秘書とはどういう仕事なのか?」を全体的に問われる問題が多いですね。基本的に正しいものを選ぶ問題が多いですが、まれに間違っているものを選ぶ問題もあるので注意です。

この分野はビジネスマナーに広く共通する事柄なのでおそらく一般常識として身についている人も多いとは思いますが、上記のように引っかけ問題があるなど知識だけでなく文章や問題を適切に読み取る能力やセンスも問われるので知っているからといって油断せず過去問などで実際の試験形式にのっとった勉強方法をすると難易度を下げる事ができるでしょう。

秘書検定2級筆記試験の内容②一般知識

秘書検定2級の「一般知識」とはその名前の通り社会人としての一般的な知識を問われるブロックになっています。例えば「財務諸表とは何か?」や「オーソリティを訳したもので適切なものは?」や「株式会社とは次の内どの形態の会社を指すか?」といった社会人であれば必須の知識が問題になっていますね。知識自体は難易度の高いものではありません。

ただしこちらも上記の「秘書としての資質」と同じように文章と複合した形態で出題されることが多いので、やはり過去問を利用して実際の試験に慣れておくことが大切です。したがって秘書検定2級の公式問題集などを使って知識を文章の中で読み解く経験をつけておくと有利になると言えるでしょう。

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秘書検定2級筆記試験の内容③職務知識

秘書検定2級における「一般知識」とは対照に「職務知識」の項では社会常識に加えて秘書特有の業務についての出題がされます。最初に紹介しましたが、秘書は上司の右腕となり業務をサポートし時にはその上司の代わりとなって応対しなければならない仕事なのでそこに関する問題が出題されるということです。年度によりますが全体の中でも比重が高くなりがちな項目です。

例えば「直属の上司以外から仕事依頼が来た場合はどういう手順で対応するか」、「葬儀の際に上司の名前で香典を出す際の手順は?」や「上司の情報で口外してはいけないこと」など秘書にとって重要な知識が出題されますね。こちらの項目は専門で勉強しなければならないので特にテキストでは力を入れて時間を掛けて勉強するべき項目と言えるでしょう。

とは言ってもこの項目は一般常識やマナーでも応用できるので例え秘書になる気のない人でも重点的に勉強しておくといつか絶対に役立つ時がくると思います。

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秘書検定2級実技試験の内容①人間関係・マナーと接遇

それでは秘書検定2級において「実戦」や「応用」にあたる実技の項目を見ていきましょう。上記した通り実技と言っても面接形式や実際に動いて試験されるものではなく実際の状態に即した筆記の問題です。実際の秘書業務で想定されるシーンが実際に提示され、その状況でどういう行動を取るのが正解か?などが問題として出題されます。

人間関係とは主に上司に対して秘書の態度はどうあるべきかを問う問題で、上司の性格や指示などが実戦に即した形で文書になって出題されますので、その中から適切な問題を選びます。マナーと接遇も実際の来客シーンや冠婚葬祭のシーンが台本のような問題になって出題されますね。いずれにしても基本の知識をどうやって実戦で使うかという能力が試されます。

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秘書検定2級筆記試験の内容②技能

秘書検定2級の実技「技能」とは実際のビジネスで使用するオフィス機器や用品の知識、整理整頓の方法、必要な資料のファイリング技術、会議の進行・設定手順などが実際に起こり得るシチュエーションに絡めて出題されます。これらの知識は専門よりの知識が出題されるのでできれば専門性の高い(秘書検定公式のテキストなど)を使用するとより時間効率のいい勉強ができるでしょう。

会議の進行の仕方や誰を招集してどこに備品を置くかは臨機応変に対応しなければならないので難しいですよね。応接の際も椅子の置き方や備品の配置など人によって変えなければならないため簡単ではありません。したがって基本をしっかり学んでおくことが重要だと言えるでしょう。WordやExcelの知識があるとなおいいですね。

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秘書検定2級合格のためのコツは?

秘書検定2級はマークシート形式が9割、記述式が1割となっています。9割を占めるマークシートは5択の中から一つ正しいもの、間違っているものを選ぶという形式が多いですがこれがけっこう厄介です。上記の通り引っかけ問題のような文章をしっかり読んで回答する必要がありますね。知識を持っているだけでは解けないような難易度の高い文章問題も多いです。

したがってしっかり勉強して知識を蓄えてきた場合でも「その問題が何の事を指しているのか?」をしっかり確認して文章を読み込んでから回答することがコツと言えるでしょう。しっかり落ち着いて回答すれば決して時間が少ないということはないので焦らずじっくり問題文を読むのが合格への近道です。

男女問わず秘書検定2級を持っておくと便利

紹介してきたように秘書検定2級は難易度もそこそこでかつビジネスマナーや一般常識を学べるため男性でも女性でも学生でも社会人でも役に立つ資格です。勉強時間もそこまで多く必要としないですし秘書になるわけではない人でもこの資格を持っておくと便利なので受験を考えてみてはいかがでしょうか。

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