英語で電話対応出来ますか。出来ないという方や今まさに悩んでるという方必見です。仕事の電話で使える英語をご紹介。英語が出来ない方でも、英語のフレーズをいくつか覚えておくだけで英語での電話もスムーズに担当者などに繋ぐことが出来ますよ。

電話で英語対応!電話を受ける・かけるときに使えるフレーズまとめ

目次

  1. 仕事で英語での電話対応に使えるフレーズを調査
  2. 電話対応だけでも難しいのにさらに英語なんて無理!?
  3. 仕事をする上で英語での電話対応は必須!?
  4. 英語での電話対応の基本は「はっきりゆっくり」
  5. 英語で電話対応①ある程度の英語が聞き取れるようになろう
  6. 英語での電話対応②聞き取れなかった場合
  7. 英語での電話対応③電話をかける時のあいさつ
  8. 英語での電話対応④電話口が別の方だった場合
  9. 英語での電話対応⑤相手が不在の場合
  10. 英語での電話対応⑥受け方の基本
  11. 英語での電話対応⑦他の人に取り次ぐ場合
  12. 英語での電話対応⑧担当者が不在の場合
  13. 英語での電話対応⑨留守番電話に録音する場合
  14. 英語と日本語の違いを理解する
  15. 仕事で英語での電話対応に使えるフレーズまとめ

仕事で英語での電話対応に使えるフレーズを調査

仕事をする上で英語が必要な会社がどんどん増えています。就職時も英語が出来るというだけで有利になるような会社もあるほどです。英語が得意な方は日常会話を含め簡単に話せてしまうでしょう。ですが、そんな方でも普段使うことの無い仕事での英語での会話は別です。

仕事での英語となると主に電話での会話となり身振り手振りで表現することは出来ません。そんな仕事をする上で覚えておくと役立つ英語のフレーズを知っておくことで、英語が出来ない人でも海外からの電話を取ってしまった場合でもスムーズに対応することが出来るでしょう。

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電話対応だけでも難しいのにさらに英語なんて無理!?

電話対応は、もちろん得意な方も居ますが、不得意な方もいます。会話程度なら問題なく話せる方もいますが、仕事上で敬語などを使いながら話さないといけないとなると普段あまり使わない言葉がたくさん出てきて焦ってしまいます。なのに、英語で電話対応なんて無理だと思われるでしょう。

ですが、海外と取引をしているのは大企業だけではないのです。中小企業も海外と取引している会社は少なくないのです。アメリカなどだけでなく中国や台湾と取引している会社も多く海外からの電話が入ることは少なくないでしょう。

そんな時に、中国語で話され日本語で返しても相手には理解して貰えません。中国語の担当者に繋ぎたくても勝手に保留にしては失礼です。そんな時に、多くの人が話せる英語で一言話せることによって相手に不快感を与えなくて済むのです。

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仕事をする上で英語での電話対応は必須!?

仕事をする上でもちろん事前に英語が出来ると言って入社した場合は、なんなく英語を話せるので大きな問題は無いでしょう。ですが、入社当時は必要なかった英語、直接会うことは少なくても電話での英語での対応は急に必要になってしまう場合もあるのです。

英語はある程度の知識を持っているとあとは、慣れるだけで話したり使えたりするようになるようです。全く英語が出来ない方は、基礎から勉強する必要がありそうですが、電話を取り次いだりするだけの英語を覚えておくだけでも使えますのでこれを機に英語を勉強してみてはいかがでしょうか。

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英語での電話対応の基本は「はっきりゆっくり」

まず英語での電話対応ですが基本は「はっきりゆっくり」です。英語も日本語と同じように表現の仕方などで意味が変わってしまう場合があります。これからご紹介する電話対応で使える英語のフレーズ、どの英語のフレーズもはっきりゆっくりと相手に伝えることで相手に伝わりやすくなります。

英語での電話対応に慣れてくるとスラスラと話してしまいたくなるでしょう。しっかり英語力があれば問題なく会話出来るでしょうが、英語力が無いのにスラスラと話してしまうと相手も英語力があると思って難しいフレーズなどを使って表現してしまう可能性があります。

難しいフレーズを使われてわけもわからず返事してしまうとかなり大変なことにもなりかねません。なので英語だけでなく日本語でも電話では、はっきりゆっくり話すようにするのは基本ですよ。

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英語で電話対応①ある程度の英語が聞き取れるようになろう

英語での電話対応をしたいと思っている方の中で、基本の英語がわからないという方はまずある程度の英語力をつけましょう。相手がどこの誰なのか、誰に何を伝えたいのか、そこまでわかると電話の取次ぎも出来るので、英語での電話の取次ぎが出来るようになるでしょう。

さらに英語での電話をかける場合は、さらに英語力が必要となります。電話で話すということは身振り手振りや物などを見せて表現することが出来ません。なので言葉で全て表現する必要があるので表現力も必要となります。

電話での英語の会話は、最初は難しく感じるでしょう。ですが使う英語は限られてくるので慣れれば問題なく会話出来るでしょう。

英語での電話対応②聞き取れなかった場合

まずは、英語がある程度話せる人、もしくは全く英語が話せない人でも使えるフレーズからご紹介します。電話を取った時や、かける時など様々なシーンで使えるフレーズです。

「わからない」ということを伝えるフレーズ

日本語で話していても聞き取れなかった時は、「すみません。もう一度お願い致します。」などと言いますよね。英語では「Sorry, could you say that again for me? I couldn’t really hear you.」すみません、もう一度繰り返して頂けますか?よく聞こえませんでした。といいます。

他にも相手の話すスピードが速くて聞き取れなかった場合は、「Sorry, could you speak a little more slowly? I can’t follow you.」すみません、もう少しゆっくり話してもらえませんか?ちょっとついていけませんでした。と言うことで、相手がゆっくり話してくれるでしょう。

さらに、英語の単語の表現が難しく違う言い方にして欲しい場合は、「Sorry, could you rephrase that more simply? I don’t understand what you said.」すみません、もう少し簡単に言い換えてもらえますか。理解することが出来ないので。と伝えることで、わかりやすく別の言い方で表現してくれるでしょう。

どうしても英語での表現が難しく言葉がうまく出て来ない場合は、「Sorry?」などの一言でもしっかり伝わります。さらに、自分が言った英語が伝わっているかどうか確認することも必要です。

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英語での電話対応③電話をかける時のあいさつ

日本語で電話をかける時取った時、どちらも「〇〇会社の〇〇です。~いつもお世話になっております。」などという挨拶を交わしますよね。英語で電話をかける時、取る時も同じです。

ですが、先にご紹介しますが日本語でよく会社で使う「いつもお世話になっております」という挨拶、英語ではこのような表現の挨拶は無いのです。

電話をかける時の英語での基本の挨拶

電話口での英語の基本の挨拶は「Hello.」もしくは「Good morning.」・「Good afternoon.」などです。その後に自分の名前を名乗ります。自分の名前を名乗る時は「This is Mr.○○ of △△ company.」私は△△会社の○○と申します。と伝えることが出来ると挨拶はOKです。

英語での電話対応④電話口が別の方だった場合

電話をかける時に、挨拶が済んだら要件を伝えるのですが、電話口が要件を伝えたい相手だとは限りません。ならば、電話を取り次いでもらう必要があります。

日本語では「□□課の〇〇さんはいらっしゃいますか?」などと聞きますが英語では「May I speak to Mr.〇〇 in the Account △△ Section, please?」となります。

△△の部分は、営業課なら「Management」、経理課なら「accounting」、人事課なら「the personnel」などとなります。

英語での電話対応⑤相手が不在の場合

電話をかけた時に相手が不在だった場合は、帰社予定時間を聞いたり、伝言をお願いしたりなどと様々な対応が必要ですよね。そういった場合に使える基本の英語のフレーズをご紹介します。

戻り時間が知りたい時

日本語では「何時ごろ戻る予定ですか」というのを英語では「About what time will he back?」と言います。これで相手の戻り時間がわかりますので、その後遅い場合は伝言をお願いしたり、明日またかけ直すなどの対応も出来ますね。

伝言をお願いする場合

帰社予定時刻が遅い場合や重要な内容でない場合は、伝言をお願いする時がありますよね。そんな時は「May I leave a message?」と「伝言をお願いしてもよろしいでしょうか?」と聞く必要があります。

明日電話をまたかける・電話があったことだけ伝えて欲しい場合

明日またこちらから電話をかける場合は、「I’ll call him again tomorrow.」電話があったことだけ伝えて欲しい場合は「Would you just tell him that I called?」となります。

戻ったら電話をかけて欲しい場合

相手からの折り返しの電話が必要な場合の英語でのフレーズは「Please tell him to call me when he gets back.」となります。

英語での電話対応⑥受け方の基本

ビジネスで大切なのは、電話応対と言われる程基本であり大事な電話応対ですが、電話を会社にかける相手は得意先など会社のことをよく知った方ばかりでは、ありません。初めて会社に電話をかける人もいるのです。電話はその方の印象を左右するのです。

それほど大事な電話の応対ですが、声だけとは言えこちらの感情などが意外と相手に伝わっているのです。英語での電話応対は、不安なこともあるでしょう。ですが、英語でもなるべく明るく話すようにしましょう。

まずは自分が名乗るのがビジネスマナー

日本語での電話応対の時も「お電話ありがとうございます」などと話ますよね。英語では「 Thank you for calling.」もしくは、「hello?」(もしもし)などと伝えます。その後「This is ○○ speaking.」と、自分の名前を名乗ります。

相手を確認する

「May I have your name, please?」こちらの英語のフレーズでは「お名前を伺ってもよろしいでしょうか」と聞くことが出来ます。さらに会社名を知りたい場合は「What company are you with?」で会社名を聞くことが出来ます。

要件を聞きたい場合

電話口の相手に対して英語で「要件を聞きたい」場合は、「How may I help you?」というフレーズを使います。その後、相手も誰と話したいのか、どのような内容なのか話してくれるでしょう。

英語での電話対応⑦他の人に取り次ぐ場合

担当者に取り次ぐだけでなく英語が出来ない方にとっては、重要となり基本になるのがここです。英語での電話対応が苦手だけどここで紹介する英語での基本のフレーズを知っておけば英語での電話がかかって来ても怖くないでしょう。

担当者に取り次ぐ場合

担当者が社内などに居る場合は「Just a moment, please. I’ll transfer you to the person in charge.」この英語のフレーズは日本語で言うと「少々お待ちください。担当者にお繋ぎ致します」です。あらかじめ英語での電話を取り次ぐ担当が決まっていればこの英語のフレーズだけ覚えておけば大丈夫です。

英語が出来る人に変わる場合

「I’ll get someone who speaks English.Please hold.」これで英語が話せる人に変わりますので少々お待ちくださいと伝えることが出来ます。自分が英語が話せないということを表現出来ればしっかり伝えることは出来るでしょう。

英語での電話対応⑧担当者が不在の場合

担当者が電話に出られない場合や不在などの場合の英語のフレーズは「He is not here right now.」彼は席を外しております。もしくは、「I’m sorry, he is on the other line now.」すみません、別の電話に出ております。

この2つのフレーズを覚えておくと良いでしょう。そうすれば相手が「英語での電話対応⑤相手が不在の場合」で紹介したように伝言を頼まれたり、折り返し電話が必要なのかなどの希望を聞くことが出来るでしょう。

英語での電話対応⑨留守番電話に録音する場合

電話をかけたけれども電話に出られずに留守番電話に切り替わり、留守番電話に伝言を残したい場合は英語で要件をまとめて残す必要があります。

朝送ったメールを見たら電話が欲しい場合は「Please call me when you see the e-mail you sent in the morning.」英語で留守番電話にメッセージを残すことは少ないでしょうが、覚えておくといざという時使える英語でしょう。

英語と日本語の違いを理解する

英語と日本語では表現が異なるので、相槌を打ったつもりが「YES」と取られてしまうこともあります。英語も日本語と同じように丁寧な言葉がありますので日常会話で使う英語よりもビジネスで使える英語での表現の仕方などを学ぶと良いでしょう。

仕事で英語での電話対応に使えるフレーズまとめ

日本語での電話対応も難しい場合もありますが、慣れない英語での電話対応はさらに難しくもあり、間違って理解してしまうと大変なことになりかねません。電話なので表現一つで大きく意味が違ってしまうこともあるので注意が必要です。ですが、まず英語に耳を慣らすことが大切でしょう。最初から英語での対応が出来る方はいません。チャレンジすることが大事ですよ。


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