どのような業種や業界の仕事であろうとも、避けて通れないのが会議やミーティングです。その際の議事録の書き方、作成については悩みどころではありませんか?誰にも分かりやすい会議議事録の書き方とコツについて、事例なども織り交ぜてご紹介いたします。

分かりやすい会議の議事録の書き方!短時間で作成するコツを例と一緒に紹介!

目次

  1. 分かりやすい会議議事録を書きたい
  2. 会議議事録が苦手という方が多い
  3. 会議議事録とはどんな目的があるのか?
  4. 会議議事録が威力を発揮する時とは?
  5. 会議議事録は社内での引き継ぎ作業でも使える
  6. 会議議事録は契約効力がある場合も考えられる
  7. 会議議事録の主な構成
  8. 会議議事録を書くための重要ポイント
  9. 会議議事録を短時間で書きあげるコツ
  10. 優良な会議議事録の書き方事例
  11. 会議議事録の悪い書き方について
  12. 会議議事録の書き方をマスターしたい時におすすめな本
  13. 会議議事録の作成に役立つ便利なツール
  14. 会議議事録を書く際に気をつけておきたいこと
  15. 会議議事録の作成方法やコツを知っておこう

分かりやすい会議議事録を書きたい

あらゆる仕事、職場にて会議用に議事録を書く機会はきっと多いはずです。誰しも経験は一度や二度あるはずだと思います。特に新入社員の頃は、それ自体が毎回の課題であり実践として書かされたという例もよく耳にします。しかし会議議事録の書き方は頭を抱えてしまいがちです。メモや記録をスピーディーにしっかり取れず、作成のコツが分からないものです。


会議議事録が苦手という方が多い

仕事や業務の中で会議議事録が苦手という、それ以前に、事務的な文章作成が得意ではないという方もいます。億劫になってしまいそれがストレスになるのなら、早めに克服しておきたいものです。会議議事録を素速く巧みに作成するためには、ちょっとしたルールやコツがあります。文章が得意ではなくても、そのコツをおさえておけばスラスラと上手に書けるようになります。

会議議事録とはどんな目的があるのか?

会議議事録を書く目的にはどのような理由があるのでしょうか?それは最優先で「情報共有」の効力が欠かせません。中にはその当日に会議へ参加できない人がいた場合でも、会議の経緯や併せて知っておいてほしいこと考えて書くということです。その議事録を読めば決定事項が簡単に理解できること、その目的意識を忘れずに書くことが大切なコツなのです。

会議議事録が威力を発揮する時とは?

仕事上では人事の異動が急に行われてしまうことが結構あります。今まで担当していた仕仕事先や取引先の担当が変わること、上司や同僚が他へ異動になるといったことが発生すると、その仕事の背景や経緯を説明し直すことになります。仕事が振り出しに戻った時、実は議事録を利用すると意外と意外と力を発揮します。

会議議事録は社内での引き継ぎ作業でも使える

業務上で各々が忙しいこともあり、相手にいちいち説明する時間がな作れないといった際には、今までの議事録に目を通しておいてもらい進捗状況をおおよそ見当してもらえれば、その上で説明が可能になり効率性が向上します。会議の備忘録だけではなく説得力のある書類と化します。

会議議事録は契約効力がある場合も考えられる

会議の議事録の公開は主にその社内で公開されるていくものがほとんどです。しかし仮にクライアントとも関わるような会議だとしたら、議事録が「契約書」にも近い扱いになるといった特殊な例も考えられます。つまりそこでは口約束で交された内容ではなく、正式な交渉や決定事項であるという記しになっていくのです。その意味でも議事録の作成には常にわかりやすさを意識して作成しましょう。

会議議事録の主な構成

会議で行われた概要を議事録として書きあげるためには、どのような構成が成されていると良いでしょうか?これについて一概には言えませんが、ある程度の決まりごとをしっかり事前に決めて作成していくことがコツです。最終目標は何でしょうか?仕事に関わる人々全員が理解・把握できるような構成に仕上げるということです。主な会議議事録の構成は以下のような内容です。

会議議事録に必要な項目一覧

会議議事録作成にあたって書き方も色々ですが、普通は規則正しくフォーマット化されています。一般的に議事録にはどのような項目があるのかをこれから表していきます。

以下では絶対的に議事録上に必要となる「必須記載項目」と、時と場合によって補足的に入れてもよい「副次的記載項目」とに分けてあります。あくまでもこれは参考例の一つとして捉え確認しておいください。中身の細かなアレンジはケースバイケースで可能です。

会議議事録の必須記載項目

●議事録タイトル
●会議日時・場所
●出席者
●議事概要
●結論(決定事項、宿題、役割分担、期限など)

会議議事録の副次的記載項目

●会議№(通し番号)
●作成日と作成担当者
●これまでの経緯(以前の議論と関連がある場合)
●検討の目的
●プロセス(手順)
●問題点や課題、会議中の各人の質疑応答など
●次回会合日時・場所について
●議事録の配布先

会議議事録を書くための重要ポイント

会議議事録作成のポイントはどこにあるのでしょうか?まずは議事録自体とは、何を成し遂げるために書かれ使用するのかを知っておく重要性が問われます。ただやみくもに経過を淡々と書くものではないということです。

そもそもの通常行われている会議の目的とはなんでしょうか?世の中の会社組織でよくある「定例会議」と称した月一回何となくやる会議では意味がありません。ただの時間の無駄となります。あるいは誰かを槍玉にあげ反省させる場では、会議として失格です。進展や期待が込められている円滑な会議にし、その内容をすべてのスタッフが共有するということです。

会議議事録を活用する視点①/スタッフ育成

会議を通じてスタッフ全員が仕事への理解や認識を深めながら、より一層仕事について磨きをかけるための意義が必要です。あるプロジェクトが始まれば特に新入社員にとっては会議の現場が育成の場にもなり得ます。そのような仕事についての成長や育成に関わる議論や意見がでる場合は、たくさん議事録へ投入していく工夫のある書き方をしてみましょう。

会議議事録を活用する視点②/各人の差異をなくし共有する

これは会議議事録の最大の目的ともいえます。同じフロアや組織内のスタッフが全員差別なく決定事項を知っておかなければなりません。様々な事情で会議のその場に出席できないスタッフも考えられます。漏れがあってはコンプライアンス上問題が必ず起こってしまうほど情報の共有することは大切なのです。

会議議事録を活用する視点③/備忘録であること

会議議事録の機能が発揮する理由は、その会議の後、仕事の流れや行く末が円滑にいくために、忘れてはならない決定事項を把握しておくためにあると言えます。ということは、原則、会議議事録とは「備忘録」として役立たなければなりません。必要な内容がそこに網羅されている書類フォーマットであることです。

会議議事録を活用する視点④/フォーマットに統一性があること

会議の都度、書き方が人それぞれの個性が出てしまいバラバラな形では、意思の疎通が困難になりかねません。会議議事録のフォーマットは常に統一性のあるもの(項目など)を揃えておく必要があり、その為の書き方のルールを各組織で決めておくほうがよいでしょう。

会議体の意味とは?普通の会議との違いやその主な役割について紹介! | MensModern[メンズモダン]

会議議事録を短時間で書きあげるコツ

会議議事録は敏速にまとめて、早めに仕上げるのが書き方の基本です。なるべく24時間以内に完成させておいたほうが、会議の内容が伝わりやすく各人の仕事も円滑に進みます。そのためにも短時間で書きあげる留意点やコツを述べておきます。

ICレコーダーは使っても依存はしない

会議の模様を一部始終記録するとなると、筆記だけでは不安になりがちです。そこで登場するのがICレコーダー(ボイスレコーダー)に始終収録しておくという方法です。その内容を聞き直して改めて議事録を書き起こせばいいと思いがちです。しかしこの行為は、かなりな重労働で余計な時間を科するという欠点があります。あくまでも機会に頼らずに行うことを心がけましょう。

やはりリアルタイムでメモをしていくのが一番早い

面倒なイメージの現場での「メモ」こそ短時間で議事録を書きあげるコツです。一部始終を正確にメモすることは無理です。そのためにICレコーダーを使い補助的に使用します。跡は解除の時間中に起こる緩急の差を利用します。緩急とは発言が多い時間と沈黙する時間が必ず起こりますので、その沈黙した時間を中心とした有効利用しメモを書きあげていくという方法です。

優良な会議議事録の書き方事例

具体的な会議議事録の書き方事例をご紹介いたします。あくまでも簡素的な事例ですが、その時々の内容や項目は変換してみてください。大切なことは情報共有する内容を、必ず網羅していくことです。

議事録必須概要の事例①

■会議名:11月のイベント『ABC』の宣伝プロモーション計画【第1回】
■日時:11月4日(月)15:00~15:30
■場所:F社様第一会議室
■出席者:G社様 S部長、M次長、S主任。F社 田中、鈴木、木村、吉野(議事録作成)

議事録必須概要の事例②

■目的:『ABC』のパブリシティ戦略策定
■決定事項:
・コンセプトに合致した媒体にプレスリリースを取り上げてもらえるようプロモーションする。
・ただし女性誌向けのみにする。Web媒体やSNSで情報の拡散をする。
・イベントの目的と社会的意義をプロモーションする。

議事録必須概要の事例③

■会議の概要:
・G社のキャンペーンとも協賛しながらリンクさせていく
・ただしG社のイメージ戦略から外れないことを懸念、再三チェックを怠らないこと
・E社へは12月より告知する
・来年1月中に進捗報告をする
■補足
・今回のプロデューサーは田中が担当、G社との連絡係は鈴木と木村が行う
                                              以上

会議議事録の悪い書き方について

会議議事録のまとめ方は個人差が生じますので、なるべく統一したフォーマットとルールをあらかじめ決めておくほうがいいでしょう。少なくとも情報が分かりにくい議事録にならないよう努めましょう。ここでは会議議事録の悪い書き方を示しておきます。

5W1Hの明確さがない

いつ、どこで、誰が、何を、なぜ、どの様に、この5W1Hこそ議事録をわかりやすい内容にするものです。いつでもこれらを意識しながら書けなければ情報共有は成功しません。ところが悪い議事録はこの中のどれかが抜けていることが原因になります。最低限必要事項と心して書きましょう。

要約ができていない

議事録は記録ではありますが、ただ単に事実の羅列をするものではありません。よく起こる問題点は会話言葉をそのまま丸写しして配布しようとすることです。大概そのような議事録もどきは上司からダメだしされます。議事録を取りまとめるには「要約」する作業が必要です。ポイントを抜き出しそこを箇条書きなど見やすい形式で書いていきましょう。

会議議事録の書き方をマスターしたい時におすすめな本

世界で一番やさしい会議の教科書

議事録作成のその前に、会議そのものについてもっと深く知っておきたい方におすすめな本です。会議も仕事のうちです。普段会議に疑問を抱いている入社2年目の女性社員の目線で、会議における大切なのノウハウや考え方をストーリー形式で解説しています。

入社1年目の教科書

とても優良な図書として様々な方面に推薦されている本です。入社1年目向けという表向きではありますが、意外にも読者の層は幅広く、既に管理職や役員職についている方々からも仕事の「マインドセット」ができると高評価を貰っています。議事録の書き方はもちろんのこと、初心に還ってものごとを捉える方法を知りたい方へおすすめします。

会議議事録の作成に役立つ便利なツール

会議議事録を書く際に重宝するグッズやツール、役立つ手法などをご紹介いたします。どれくらい敏速で内容の濃い議事録ができるかは、工夫次第で変化がありますので、是非検討してみてください。

ICレコーダー

ICレコーダーは様々な場面で役に立つツールです。お稽古ごとの反復練習をする際などはよく利用する方も多いはずです。会議の収録も議事録係は一つ携行しておくことをおすすめします。ただしその会議内容によりけりで、録音厳禁などがある場合は対応できません。それとICレコーダーに頼り過ぎて、後から書き起こしする際は、それ相応に時間が掛かるという点を注意しておきましょう。

動画撮影

これもICレコーダーと同様です。ただしセッティング含めた準備や後片付けの手間がかかることを承知の上で行うことになります。会議の模様を動画ファイルにして関係者に配布することも可能です。臨場感を再現するのには最も適当な方法です。

マインドマップ

マインドマップは仕事でもプライベートでも使いこなしている方は多いのではないでしょうか?トニー・ブザンが提唱したノート術で、紙の中心に円を書いて主題をそこに書き、放射状に線と簡単なフレーズを書いて伸ばしていきます。色なども数色使い分けると色彩的にも識別しやすくなり。跡からアイデアも出しやすくなります。速記的な役割も果たせて役立ちます。

ICレコーダーとして使えるアプリとは?会議や打ち合わせでも使える! | MensModern[メンズモダン]

会議議事録を書く際に気をつけておきたいこと

記録の詳細さには気を配る

会議中に飛び交う内容の中で、専門用語や数値に関したものは、これや間違いのないように心がけましょう。できるだけ間違ってしまうことを推測して、ICレコーダーなどは前もっと準備することをおすすめします。

議事録の作成と完成は速やかに行う

議事録担当者にとって最も大変なのは、書類を完成させることとその敏速さが要求されることです。一つの会議内容に何日も掛けて作成している暇はなく、次々と別な仕事も入ってきます。原則として会議終了後24時間以内にまとめ上げて配布できるまでに精査しておく習慣が要ります。

ケアレスミスをしない

社内で回す議事録なら修正が後から可能かもしれませんが、もしクライアントと共有するような議事録を作成する場合は、ケアレスミスがあると恥ずかしい思いをします。二重三重のチェックをするよう心がけ、できれば上長の指示も仰ぐと良いでしょう。

司会を任された時の会議の進め方!効率的に進める方法やルールを紹介! | MensModern[メンズモダン]

会議議事録の作成方法やコツを知っておこう

会議議事録の書き方は仕事の上でも何でも通用する手法です。要約力が鍛えられます。普通は新入社員などが実践的な訓練も兼ねて担当する機会が多いのでしょうが、そこに甘んじるのではなく、自分なりな議事録を作ってそのコツや方法を学ぶつもりで取り組みましょう。事例なども多く見るとアイデアが増えます。


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