ビジネスメールは締めや結びの部分まで、気を抜いてはいけません。社会人としてビジネスメールは重要な連絡手段であり、適切なフレーズを多く知識として身につけることが必ずプラスになります。役に立つ締めや結びの言葉、文例などをまとめてみました!

ビジネスメールで使える締め・結びの言葉・フレーズ文例集まとめ

目次

  1. メールにもマナー
  2. ビジネスメールも締めや結びが重要?
  3. 基本となるビジネスメールの流れを受けた締めや結び
  4. 依頼のビジネスメールに適した締めや結びの言葉
  5. 送るビジネスメールに見合った締めや結びのフレーズを
  6. 締めや結びをどうする?返信不要のビジネスメール
  7. 結びや締めまでビジネスメールのテンプレートを
  8. うまく締めや結びをまとめているビジネスメールの文例
  9. よくビジネスメールの締めや結びに使われる表現まとめ
  10. 表現の引き出しを増やそう

メールにもマナー

メールでは時間も場所も選ばず必要な内容を送信し、あるいは受信して確認することのできる利点があります。ただ、相手と顔を合わせることなく意思疎通を図ることのできるツールですからちょっとした言葉のチョイスで誤解を招いてしまう危険もあるのです。

文字だけでのコミュニケーションと言えば、最近の若い世代ですとLINEやツイッターなどになじんでいる人も多いでしょう。しかしながらビジネスメールはまた別物であり、日常的な慣れが通用するものではありません。うっかり無意識で失礼なものを送ってしまっては。取引先との関係にもヒビが入りかねないのです。

ビジネスメールに関するマナーを守り、スムーズに仕事が進むやりとりを意識する必要があります。それにビジネスメールが常時ベストな連絡手段ということでもなく、ビジネスメールより対面で話すことが望ましいケースもあるでしょう。ビジネスメールも含め、マナーをわきまえたコミュニケーションをとることが重要です。

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ビジネスメールも締めや結びが重要?

ビジネスメールはまさに仕事のために送るものですから、相手のことを最優先に考えなければなりません。まず業務時間の中ではビジネスメールをチェックする時間帯もあるわけですが、当然ながら時間には限りがあります。そこでたくさんのビジネスメールをチェックする負担が軽減されるよう、ビジネスメールの件名から大体の用件が推察されるようにすると良いでしょう。

その上で本文も簡潔で伝わりやすくするとともに、締めや結びの言葉も必要です。ビジネスメールを締めや結びの言葉でまとめることには、意味があります。プライベートではないのですから届いたビジネスメールに締めや結びがなく、ただ用件だけが書かれていると良い気持ちはしないでしょう。末尾に締めや結びの言葉があるとないとで、与える印象も一変します。

文字だけであるからこそ締めや結びの言葉が大切であり、ビジネスメールには必ず締めや結びの言葉を入れたいところです。ただし一口にビジネスメールと言っても相手との距離感、用件次第で適切な締めや結びの言葉は異なります。受け取ったビジネスメールに締めや結びの言葉がなく違和感があれば、相手も同じように締めや結びの言葉がなければ不快感を覚えると肝に銘じましょう。

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基本となるビジネスメールの流れを受けた締めや結び

ビジネスメールに関しては用件と独立したものとして文頭の挨拶、締めや結びの言葉を加えることが必要です。ビジネスメールの挨拶は特別なものではなく外部の相手に対しては「お世話になっております」、社内では「お疲れ様です」で問題ないでしょう。

ただビジネスメールでは例外なく定型の挨拶とするのではなく、シチュエーションに応じて表現を変えることもポイントです。ビジネスメールが久しぶりとなる相手には、「ご無沙汰しております」がベターであるかもしれません。

そして締めや結びの言葉について、難しく考える必要はありません。「よろしくお願い致します」が頻繁に使われる基本的な締めや結びの言葉であり、その前に「今後とも」や「引き続き」などのフレーズをつけることが一般的です。慣れるまでは、文例を参考にしても良いでしょう。なお、ビジネスメールで顔文字や「(笑)」などの表現を用いることは厳禁です。

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依頼のビジネスメールに適した締めや結びの言葉

ビジネスメールでは、相手へさまざまな依頼をする用件が多々あります。ただ、その切り出し方などはなかなか難しいものです。表現によっては、失礼にあたってしまいかねません。時には催促などをしなければならない場面もありますが、強く圧迫感のある内容にはならないようにしましょう。「大至急」などのほか、指示命令形となる「してください」などもあまり良くありません。

できるだけニュアンスが和らぐよう、「お手数ですが」や「恐縮ですが」などのフレーズをワンクッションの言葉として加えると良いでしょう。これはビジネスメールの締め、結びに関しても同様です。たとえば返事をうながすには「お手数ですがお返事をいただきたくお願い致します」、「恐れ入りますがご連絡をいただけますと幸いでございます」といった具合です。

依頼をするには「ぜひご検討くださいますようお願い致します」、「どうかお力添えをいただきたくお願い致します」などの表現を締めや結びにすると相手の印象も違うでしょう。ビジネスメールに絶対の正解はありませんから締め、結びには特に配慮する必要があります。

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送るビジネスメールに見合った締めや結びのフレーズを

ビジネスシーンでお礼やお詫びをするにあたっては本来ですと対面、難しければ電話をして直接気持ちを伝えることがベストです。そこで都合が合わない場合などに、ビジネスメールという選択肢になります。

昔ながらのお礼状などでも締めや結びとして「取り急ぎお礼申し上げます」とのフレーズがあり、これはビジネスメールでも活用することが可能です。フレーズの前に「メールにて失礼ではございますが」などの「枕詞」を加えると、お礼の締めや結びとして十分に役割を果たすでしょう。

お詫びする場合の締めや結びには「お詫び申し上げます」というフレーズが定番ですが、ビジネスメールにおける締めや結びの文例としてもやはり「枕詞」はお礼の場合と同じです。より丁寧になるよう「重ねて」、「心より」などの表現を加えましょう。

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締めや結びをどうする?返信不要のビジネスメール

ビジネスメールのやりとりは、仕事の効率を考える上でも必要最低限の回数にとどめたいところです。ということは、どこかで返信不要としてやりとりを終えるタイミングがあります。たとえば先方に伝えておきたい内容が伝われば、それ以上の返信はなくても良いわけです。ただビジネスメールを普通に締めるのでは、相手は確認の返信をした方が良いのかと困惑しかねません。

ですから、ビジネスメールの締めや結びに明確に「ご返信は不要です」と添えるとわかりやすくなるでしょう。さらに締めや結びとして丁寧にするならば、「ご返信は不要ですがご不明な点がございましたらお知らせいただきたくお願い致します」といったようにすることもできます。

締めや結びの表現について引き出しが多ければ、使い分けもしやすくなります。ビジネスメールのやりとりを切り上げる上で、締めや結びの一文は非常に重要です。対外的なビジネスメールに限らず、内部の連絡であってもしっかり気持ちを伝える締めや結びにしましょう。

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結びや締めまでビジネスメールのテンプレートを

ビジネスメールに関しては、いかなる場合においてもできるだけ素早く返信することが鉄則です。インターネット環境さえあれば、ビジネスメールは常時送受信することができます。ただ相手側ではリアルタイムで確認しているとは限らず、できるだけ早く返事がほしいというビジネスメールであれば送信した側でも心配になるところでしょう。

そこで挨拶から締めや結び、署名までをセットにしてお礼やお詫びなどのケースごとにビジネスメールのテンプレートとして登録しておけばビジネスメールの作成にかかる時間も短縮することができます。それとやりとりをする中で個別の質問事項に対する回答をする場合などは、受け取った文面のコピーを引用して返信することでも効果的なビジネスメールになるでしょう。

なおとにかく返信を急ぐビジネスメールに関しては、社内の連絡であれば締めや結びを省略しても問題はありません。もちろん外部へのビジネスメールでは、締めや結びを欠かしてはいけません。ビジネスメール用にいろいろな締めや結びも含めてテンプレートを用意しておけば、スピーディな返信が可能でしょう。

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うまく締めや結びをまとめているビジネスメールの文例

提案や依頼のビジネスメールに対して返信する場合には、了承した旨の返事を盛り込む場合が多くあります。そこで尊敬語としてよく問題になる「了解」と「承知」の使い分けですが、対外的なメールでは尊敬語としての意味が強い「承知」を使いましょう。締めや結びの簡単な文例としては、「承知致しました。ご確認のほど、よろしくお願い致します」といったようになります。

また難しい依頼に応えてもらった場合などは「助かります」と言いたいところですが、電話であればとっさの感情として伝わりやすいところがあるもののメールですと丁寧さに欠ける印象もあります。そこは締め、結びの文例として「ご迷惑をおかけ致しました」や「お手数をおかけ致しました」といったように表現を改めましょう。

ちなみにビジネスメールの締め、結びに「追伸」は原則として用いません。用件はすべて本文中にまとめることがルールであり、一通り目を通した後でさらに追加の内容を相手に読ませることは失礼となるのです。ただプライベートでも親しい間柄の相手であれば、締めや結びの後で「また飲みに行きましょう」などの簡単な一言を加えても許容されます。

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よくビジネスメールの締めや結びに使われる表現まとめ

ビジネスメールの締めや結びではよく、「何卒よろしくお願い致します」という表現が使われています。これは非常に便利な表現であり、依頼にもお礼にも問題なく使用することが可能です。その前に「ご検討のほど」や「ご連絡のほど」、「今後」ともなどのワンフレーズを加えるとさまざまに応用することができるのです。

また、「査収」という言葉もビジネスメールの締めや結びで使われる頻度が高いワードです。ビジネス文書全般において一般的な表現であるのですが、意外にその意味を知らないままで使っている人も少なくありません。

「査」は「調査」などの「査」であって「調べる」という意味、「収」は「徴収」などの「収」であって「収める」という意味です。つまり「査収」は、受け取って確認するということになります。ですから正しい使い方としては確認する対象物がなければならず、メールとともに資料などを添付するケースに限定しましょう。

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表現の引き出しを増やそう

ビジネスメールにおいて、締めや結びの言葉は非常に重要なものです。メールを送る目的に合わせて締めや結びを違った表現とすることで、印象のアップにもつながるでしょう。

たとえば「よろしくお願い致します」というフレーズは、ビジネスメールの中でほぼ間違いなく用いられるものです。これをさらに丁寧な言い回しとするにはその前に「何卒」や「今後とも」、「引き続き」などと加えましょう。「今後とも」や「引き続き」は、これからもビジネスパートナーとしての関係が続いていくという意味にもなり安心感が生まれるといった効果があるのです。

「よろしくお願い致します」をひとつ芯として、そこへ肉付けすることによって表現の引き出しも増えていくでしょう。ビジネスメールでは相手を気遣うことが第一ですから、間違っても不快感を与えるような要素がないかどうか送信する前に必ず見直しましょう。

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