ビジネスメールのマナーは？失敗しない送り方や書き方をご紹介！

どのような業務・業界でも、今やビジネスメールのやり取りは日常的です。その為、ビジネスメールは着地点がどこになるかをしっかり理解する必要があります。同じメールコミュニケーションでも、友人と同じいつものメール送受信方法は、マナーがない人物だと先方から卑下されやすいので細かい配慮がなくてはなりません。

ビジネスメールの正しいマナーを身につけるには、伝えたいポイントとマナーをあらかじめ知っておき、「形式」に則っておくことが何より大事です。お互いに見えない相手なので、思わぬ誤解や擦れ違いを起こす可能性もあります。失敗のないメールの送り方、ビジネスメールらしい書き方をマスターしましょう。

近年、あらゆるシーンでスマホ普及が急速になり、LINEやメールでのやり取りだけで片づけてしまう傾向も否めません。しかし物事にはメールだけでは解決できない問題もあることを承知すべきです。特に仕事を行う上でメールの送り方次第によっては、ビジネスマン失格の恐れも考えられます。特に若い世代の方々にはメール及びネットリテラシーをご理解いただきたいものです。

仕事やプライベート問わずに、メールやLINEは便利なツールです。しかし必ずもそれで済まない事例もあります。ビジネスメールの送り方で失敗しないためにも、早急に相手へ確認を取りたい場合やクレームが生じた際のお詫びについては、今後も対面や電話での対応もメールと並行するのが王道的なマナーなのです。

ビジネスメールは便利ではありますが、双方向でのリアルな送受信ではなく一方通行であることを認識しましょう。つまりメールで送信した文章を先方が即効で読んでくれるとは限りらないので、時間差が生じることは多々あり得ます。仕事上で緊急時の用件が生じた際は、メールに頼って失敗することを防ぐために、まずは電話も並行して使用することも、今でも原則だと思いましょう。

ビジネスメールの送受信は機械的作業には変わりありません。万が一メールがエラーする可能性もあります。重要な案件だと判断するのなら電話での直接的なやり取りも挟んでおきたいものです。「これからメールを送信します」「先ほどメールを送りました」といった報告の電話を一本入れると、先方からの印象が違ってきます。もちろん電話をするタイミングも苦慮する必要はあります。

ビジネスメールはお互いに重要な伝達事項があって成立するものです。ということは何よりも大切なことは「読みやすさ」の工夫をするという作業です。例えばメールで必ず書く「件名」などは、本文全体の要約を付けるなど配慮を欠かさないようにしましょう。決して知識をひけらかすことではなく、先方が理解できる文脈や表現を駆使して、噛み砕いて書くという習慣こそ大事なのです。

「おはようございます」「お疲れさまです」といった漠然とした社交辞令な件名のメールでは、下手をすると迷惑メールと間違われて先方に読まれず破棄されることもあり得ます。本文内容が件名だけを見ても分かるくらいの、キャッチーなものを書く工夫があってこそ伝わるメールなのです。また先方の氏名なども入れておくとよいでしょう。

ビジネスメールの送り方のテクニックとして、「To、CC、BCC」利用の方法を理解しておくことも必要です。「To」メールとは、要件を直接伝えたり返信を求めている「相手のアドレス」を記載する場所指定です。

「CC」メールとは、他にも確認してもらいたい相手がいる場合に記載する場所指定です。また「BCC」メールは面識のない複数名に一斉送信をする際に使う送り方です。これらを状況によって使い分けるのがビジネスメールらしさと言えるでしょう。

仕事を遂行する中、クライアントによっては同じ案件を複数の人物が同時進行していることもあり、進捗状況を全員で知っておく為にも便利なツールになっています。ただしあくまでも先方が希望した場合に使うのが条件です。事情も分からず一斉送信すると、かえって個人情報漏えいといった問題になってしまうこともあり得ます。

ビジネスマンの多くはいつも大量にメールを確認し対応します。その為「件名」によってメール内容を把握するのが自然な流れです。最初に目に入る部分として「ビジネスメールの顔」となる個所です。前述したように、件名だけでもメール内容がわかるような工夫があるといいでしょう。失敗のないビジネスメールでは、本文の内容を簡潔にしたタイトルを付けるということです。

一行目には先方が務める「会社名」「氏名」を書きます。ビジネスメールのマナーにおいて最初の基本は「宛名」をしっかり記載することです。これによって迷惑メールや間違いメールとしてごみ箱へ捨てられるケースを防げ失敗を減らせます。仕事でのメールの書き方の順番として社名、仕事の部署名、氏名の順に書いていきます。氏名はフルネームが分かる場合、フルネーム記載する方が丁寧です。

先方に役職がある場合で必要な際には、氏名の前に役職を付け足すのが普通です。またそれよりも敬称を書き漏れないように十分注意しましょう。先方をうっかりでも呼び捨てにしてしまうのは、ちょっと常識的に失礼にあたります。「～様」と氏名の後に書く習慣をマナーとして身につけておきましょう。結局メールでも対面と同じような常識的な配慮は欠かせないということです。

ビジネスメールの本文を書く際、やはり書き出し部分には簡単なあいさつ文で始まる工夫が一般的なメール送信方法です。とは言いつつ、あまり時候の挨拶など手の込んだ書き方は、失敗を防ぐ意味でも避けておくほうがいいでしょう。特別なことがない限り、社外にメール送信する場合には「お世話になっております」社内なら「お疲れ様です」といった、簡単な挨拶の言葉を添えて送るのが一般的です。

ビジネスメールに代表される仕事での文章の長さは、一行あたりの文字数なら「25〜35文字程度」を目安にするといいでしょう。基本的に短文で締めるということです。長くなりそうな文節は、よく確認して2つに分けられるのならそうするほうが良いでしょう。そして5行程度の意味のまとまりでを一段落とします。各段落の間は一行空けると先方もメールが読みやすくなります。

過去にも国語の授業などで習った記憶があるかと思いますが、ビジネスメールも同様に「言葉は伝えやすさをモットーに書く」ことが失敗をまねかない方法です。メールで相手に伝えたいメッセージや用件とは「5W2H（いつ・どこで・誰と・なぜ・何を・どのように・いくらで）」を意識して書くと、簡潔に先方へも伝わるとされています。

他にもプレップ法といって「Point：結論、Reason：理由、Example：事例、Point：まとめ」という順序で本文をまとめるのも方法です。本文の構成はケースバイケースで使い分けてみましょう。

細かい伝達事項ほど箇条書きにするとよいでしょう。いわゆるインフォメーション的内容に関するものです。日時、場所、持参するもの、費用、場所のアクセスなどの最重要項目は、箇条書き項目として別段落にしておくほうが伝わりやすいです。

ビジネスメールの結びにもあいさつ文を含んでおくといいでしょう。その際も特殊な堅苦しい挨拶表現ではなく「よろしくお願いいたします」といった、簡単な言葉で締めくくるほうが好印象です。先方からもビジネスメールのマナーの心得を知っている人物だと思われるはずです。

場合によっては、メールにファイルを添付することも頻繁に行われていると思います。その際の注意事項はたった一つです。それは「ウィルス感染」がしてないか否か、添付ファイルを確認するというものです。先方への迷惑や気づかいを心得ておくことです。ウイルス感染の有無をチェックできるツールもいくつかあります。ぜひ送信前に利用してみてください。

メールは今や仕事を円滑にするために欠かせないツールとして、どこの業種・業界でも一般化されていることでしょう。しかしどんなに最新のアップグレードがなされていても、メールで伝わるものと伝わらないものがあるという普遍の原理は忘れないでほしいものです。時として対面で直接会わなければならない機会もあります。双方うまく使い分けるのが仕事上のマナーというものです。