ビジネス向けメールの件名はどう書く?返信率を上げるコツや例文を紹介

ビジネスメールを書く時、件名をあまり考えずに書いていませんか?件名を上手に付けることで、ビジネスメールがぐっと読みやすくなり、受信者からの返信率が上がる効果も。読み手に分かりやすく、返信率を上げる件名の書き方のコツや例文をご紹介します。

目次

  1. ビジネスメールの件名は重要?
  2. ビジネスメールの返信が返ってこない理由
  3. ビジネスメールの件名はなるべく短くがいい?
  4. ビジネスメールの用件が一瞬で分かる件名がポイント
  5. ビジネスメールは件名に日付を加えると返信率アップ
  6. 見積もり等のビジネスメールの場合は自分の情報を入れる
  7. ビジネスメールの件名にカッコをつける
  8. ビジネスメールの返信の時にRe:はどうするべきか?
  9. 複数の要件がある場合、件名に併記する
  10. ビジネスメールの達人は件名で違いを見せる

ビジネスメールの件名は重要?

ビジネスメールを作成する際、いつも件名は一番最後にテキトーに書いていませんか?もちろんビジネスメールは本文が一番大切です。でも読んでもらわなければ意味がありません。ビジネスメールの件名にも重要な役割と書くコツがあり、送ったメールの開封率、返信率に影響があるというのです。

ビジネスシーンでは、メールが返って来なくて困ることがあります。メールが返ってこないことでなかなか仕事が前に進まなかったり、催促のメールを送るのも面倒ですね。ですからビジネスメールの件名にちょっと気を配るだけでビジネスがより円滑になると言っても過言ではありません。

ではビジネスメールの件名をメールボックス一覧で目に付くようにするにはどうしたらいいでしょうか?返信率を上げる件名にするコツを例文を紹介しながら解説していきたいと思います。ビジネスメールのスキルがアップすること間違いなしです。

ビジネスメールの返信が返ってこない理由

まず最初に、ビジネスメールの返信が返ってこない理由を考えてみます。多くの場合、毎日大量のメールが届くため、単純に見落としてしまうという理由が考えられます。受信メールボックスの件名の一覧にざっと目を通しますが、スルーしてしまうのです。さらに、メールが届いていることを確認できても、返信が必要なメールであることを認識していない場合もあるでしょう。

要返信のメールだということが分かっていても、返信期限が理解できていない場合、どう返信しようか考えはしますが、いつまでも返信しないでいるか、返信を忘れてしまうというパターンもあるでしょう。このようにビジネスメールの返信が返ってこない理由を考えると、おのずと件名を書くコツが見えてきませんか?

初めてのメールで失敗しない例文集!印象の良いビジネスメールの挨拶文は? | MensModern[メンズモダン]

ビジネスメールの件名はなるべく短くがいい?

「○○様、先日はありがとうございました。この度弊社では…」とメールの本文に書くような文章を件名に長々と書くのはNGになります。件名が長いと単純に見づらくなります。さらに件名の表示欄には文字数の制限もありますから、件名があまりにも長いと一部が表示されない可能性も出てきます。目安として20文字以内に収めましょう。とはいえ、件名が短ければ良いという訳ではありません。

「明日の会議の件」「営業用プレゼン資料の件」と、「○○の件」はビジネスメールにおいて、件名の定番フレーズともいえるものです。簡潔ではありますが、結局何をして欲しいのか、ただの連絡なのか、相談なのか、返信が必要なのか全く見えてきません。「○○の件」というフレーズは平凡すぎて比較的返信されにくい件名と言えます。

ビジネスメールの用件が一瞬で分かる件名がポイント

上述の点を踏まえて、「用件」つまり送信する相手にどうしてもらいたいかを明確に表記するのがコツです。上記の例文にちょっとの工夫をすると、×「明日の会議の件」→○「<確認のお願い>明日の会議の件」、×「営業用プレゼンの資料の件」→○「【ご相談】営業用プレゼンの資料の件」となります。後者のほうが件名を見た相手が行動を起こしやすくなります。

ビジネスメールは件名に日付を加えると返信率アップ

ビジネスメールの件名に具体的な日付や、返信期日を入れるとより具体的になるだけでなく、開封率や返信率がアップします。例文は下記の通りです。「「<確認のお願い>3月20日13時からの会議の件※19日までに要返信」、「【20日中までのご相談】営業用プレゼンの資料」このように件名に数字を入れるならば、ビジネスの相手がいつまでに何をしなければならないかをより明確にすることができます。

ビジネスでの返信メールマナー例文集!お互いに誤解のない親切な書き方は? | MensModern[メンズモダン]

見積もり等のビジネスメールの場合は自分の情報を入れる

取引先に見積書やご案内を送付する場合、たくさんの案内メールとの差別化を図るため、件名に氏名と会社名を入れるのがコツです。「お見積書のご案内(○○株式会社:氏名)」または「△△社(氏名)より お見積書の送付」このように差出人の情報を入れないと、他のたくさんの見積書や案内書などのメールに埋もれてしまって、取引先の相手が見過ごしてしまうリスクが高まります。

さらに会社名、氏名を件名に明記しないと迷惑メールやウイルスではないかと不安を与えてしまうことにもなりかねません。逆に件名に「○○会社」や「氏名」が含まれていると、送付先の相手が後日キーワード検索で送付済みのメールを探しやすくなるというビジネス上のメリットもあります。

ご尽力の意味とは?お力添えとの違いやビジネスメールで使える例文集 | MensModern[メンズモダン]

ビジネスメールの件名にカッコをつける

ビジネスメールの件名も見た目が勝負。件名を見た瞬間目に付くインパクトを与えるために文字だけでなく、括弧(カッコ)を有効活用できます。例としては「【お急ぎの依頼】新規事業案件の見積もり依頼」、「≪重要≫20日の会議の資料の確認」、このようにカッコ(【 】や≪ ≫など)を上手に活用しましょう。文字だけの羅列よりもインパクトが出ます。

件名にカッコをつける際には注意も

インパクトを与えたいがために【重要】や【緊急】などを件名に用いる際は、頻繁に乱用しないよう注意が必要です。たいして重要ではないメールに付けてしまうと「誇張」と感じさせてしまい、ビジネス上の相手に失礼ですし、信頼を失う可能性もあります。また、迷惑メールと勘違いされるリスクもありますから、乱用は避けましょう。

ビジネスメールのマナーは?失敗しない送り方や書き方をご紹介! | MensModern[メンズモダン]

ビジネスメールの返信の時にRe:はどうするべきか?

自分からではなく、ビジネスの取引先発信のメールへの返信の際はどうでしょうか?返信の場合、件名の頭に自動的に「Re:」のマークが付きます。Re:と件名は原則そのままで返信するべきです。なぜかというと、同じ内容のメールをスレッドにまとめておかないと相手がメールを見落としてしまう可能性があるからです。

件名からRe:を消した方が良い時

ただし、返信を繰り返して「Re:Re:Re:Re:Re:」と何個も重なってしまうと肝心の件名が右方向にずれていき、見にくくなってしまいます。さらに同じ件名がメールボックスにずらーっと並ぶことにもなりメールの見落としのリスクが高まりますので注意が必要でしょう。

さらに取引先とのやり取りが続き、メールの内容が当初の件名と異なってくる場合もあります。その場合も新たに件名を書き直して送ります。何の用件でメールをやり取りしているか曖昧になるのを避けるためです。後日、任意のメールを探す場合も、件名と内容がずれていると探しにくくなりますから、常に件名とメールの内容が一致しているか確かめることがポイントと言えます。

返信の件名を書き換えたほうが良い時

取引先からのメールへの返信を確実に開封してもらうために、返信時に件名を書き換えることもできます。例)相手からのメールの件名:「設備一式のお見積り」→返信時のメールの件名:「【一点ご質問】→設備一式のお見積り」このように返信メールの主な案件を件名に追加するとインパクトが出ます。

ビジネスメールで使える締め・結びの言葉・フレーズ文例集まとめ | MensModern[メンズモダン]

複数の要件がある場合、件名に併記する

送るメールに複数の要件がある場合は、件名にそれらを併記する必要があります。重要な案件がいくつかあるということが件名からでも分かるようにするためです。主な用件があり、関連した案件がいくつかある場合、最重要事項とそれに付随した案件がいくつあるかを整理して表記します。

例1)「【ご質問事項】お見積り、および施工期間について」例2)「3月20日の研修のお知らせ/参加・不参加の確認」例3)「2018年4月からの新規事業とそれに付随する2つの要件【要確認】」このように送るメールの中に大事な内容が複数ある場合には、件名の欄に簡潔に併記します。

ビジネスメールの達人は件名で違いを見せる

たかが件名、されど件名。返信率を上げる件名の書き方のコツと例文を解説してきました。ポイントはメールを受け取る相手の身になることです。メール本文を見ずともメールの重要性を感じ、注意深く確認する、返信するなどの行動を促し、ビジネスを有利に運ぶために件名は大きな役割を持ちます。件名を書く時はいつもよりも少し時間を取って考え、ビジネスメールの達人を目指しましょう。

関連するまとめ

記事へのコメント

気軽にコメントしよう!

※コメントは承認後に公開されます。

アクセスランキング

人気のあるまとめランキング

新着一覧

最近公開されたまとめ