今回は司会を任された時の会議の進め方についていろいろお伝えしたいと思います。みなさんが今後、司会を任された時、会議の進め方をどうすれば良いか悩んだ時にご覧になって参考にして頂きたいと思います。効率的に進める方法やルール、注意点などもお伝えします。注意点は何?

司会を任された時の会議の進め方!効率的に進める方法やルールを紹介!

目次

  1. 司会を任された時の会議の進め方や効率的に進める方法やルール
  2. 前もって会議に使う資料を準備する
  3. ホワイトボードや機器などを使って伝える
  4. 議事録係を仲間に依頼する
  5. 参加者に進行表を作成し配布する
  6. 参加者の質問に答えられるようにしておく
  7. 会議の進行がうまくいかなかった時のことを考えておく
  8. アドバイザーをつけておく
  9. 会議に必要な機器を揃えチェックする
  10. 会議の流れをつかんでおく
  11. 休憩時間を取ること
  12. 会議参加者全員に挨拶する
  13. 会議を開催する前に参加者全員に資料が届いているか確認する
  14. 会議の最後にまとめる
  15. 会議の開始時刻と終了時刻を守る
  16. 大きな声でわかりやすく話す
  17. 【まとめ】司会を任された時の会議の進め方や効率的に進める方法やルール

司会を任された時の会議の進め方や効率的に進める方法やルール

今回は、司会を任された時の会議の進め方についていろいろお伝えします。効率的に進める方法やルール、注意点などをお伝えしますので、これから会議で司会を務められる予定のある方はご覧になって参考にしてみてください。司会を任された時の会議の進め方で効率的に進める方法やルール、注意点など何があるのでしょうか?お楽しみにしててください。

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前もって会議に使う資料を準備する

司会を任された時の会議の進め方!効率的に進める方法1

最初に紹介する司会を任された時の会議を効率的に進める方法は、前もって会議に使う資料を準備することです。よくいらっしゃるのは、会議の当時になっても会議で使う資料が出来上がっていないことです。そして、会議の資料が出来上がってないので、とても焦っていて、ミスがミスをよんで会議が失敗に終わってしまうパターンがあると思います。

ですから、会議を成功させるためには、前もって会議に使う資料を準備しておく必要があります。少なくとも1週間前までには仕上げて、会議参加者全員に資料を配布しなければいけないと思います。配布後に修正があれば会議まで1週間ありますので、簡単にできて再配布しても会議に間に合わせることができると思います。

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ホワイトボードや機器などを使って伝える

司会を任された時の会議の進め方!効率的に進める方法2

次に紹介する司会を任された時の会議を効率的に進める方法は、ホワイトボードや機器などを使って伝えるです。視界に任命されて会議を効率的に進めるのでしたら、ホワイトボードをうまく使って参加者に伝えましょう。資料だけではうまく進行ができない方にとってホワイトボードは会議の時にとても役に立つアイテムですので使いましょう。

そして、会議資料でわかりずらい部分や追加事項があった場合などについては、ホワイトボードに参加者にわかりやすく、理解できるように書いていきましょう。うまくホワイトボードを使えば、会議を効率よく進めることができますので、是非ホワイトボードを使ってみてください。ホワイトボードを使って会議を成功させましょう。

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議事録係を仲間に依頼する

司会を任された時の会議の進め方!効率的に進める方法3

次に紹介する司会を任された時の会議を効率的に進める方法は、議事録係を仲間に依頼することです。司会を初めて任された方は特に、議事録係を仲間に依頼することをしましょう。一人でなんでもかんでもやるのはとても難しですし、大事な会議ならなおさら慎重に会議を進める必要がありますので、議事録係を仲間に頼んでやって頂きましょう。

会議の内容を議事録係に任せれば、会議を司会するものとしては会議の進行に集中することができます。そして、もし会議の進行でわからないことや進行を忘れてしまった時などに議事録係と相談してみても良いと思います。是非、議事録係に仲の良い仲間に依頼してやってもらいましょう。他人に依頼するよりも良いと思いますのでやってみてください。

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参加者に進行表を作成し配布する

司会を任された時の会議の進め方!効率的に進める方法4

次に紹介する司会を任された時の会議を効率的に進める方法は、参加者に進行表を作成し配布することです。会議に参加される方に進行表を作成して配布することは基本中の基本だと思います。どういう風に会議を進行していくか、事細かく書いた進行表を会議が開催される当日か、または会議前日までに参加者全員に進行表を財布をしておきましょう。

司会を任されて進行表を作る側として、慣れていないと最初はどう進行表を作成しようか悩むかと思いますが、なるべく参加者にわかりやすい進行表を作って頂きたいと思います。そしてもし、司会を経験された方がいらっしゃったら、進行表の作成の仕方を教えてもらいましょう。進行表は会議を効率よく進めるために必要なアイテムです。

参加者の質問に答えられるようにしておく

司会を任された時の会議の進め方!効率的に進める方法5

次に紹介する司会を任された時の会議を効率的に進める方法は、参加者の質問に答えられるようにしておくことです。会議を進めていく中で参加者から質問がきたとしても、しっかりと答えらるようにしないといけないと思います。質問されて「えーと」や「あの〜」などを言ってしまったら、会議の進行が妨げられて参加者につまずいていることが伝わってしまいます。

それも、1つや2つの質問に答えられない場合は確認して後日お伝えしますですむかと思いますが、いくつもの質問に答えられないとなると参加者からクレームがきたり最悪の場合、会議を中止しないといけない事態になってしまうと思いますので、どんな質問にも答えられるようにしっかり会議の進行や内容など抑えておきましょう。

会議の進行がうまくいかなかった時のことを考えておく

司会を任された時の会議の進め方!効率的に進める方法6

次に紹介する司会を任された時の会議を効率的に進める方法は、会議の進行がうまくいかなかった時のことを考えておくことです。会議を効率的に進めるためには、会議の進行が途中、うまくいかなくなったとしてもフォローしてスムーズに進められるようにしておかないといけないと思います。会議の司会を進行していると思いがけないことがおきます。

会議中に司会の方が進行をストップするようなことがないように、会議を開催する前に念入りに打ち合わせや内容をまとめて、しっかり頭の中に入れておかないといけないです。そして、会議が始まって、うまく進行が行かなくなった時にアドリブで乗り切れる力も必要ではないでしょうか?そのためには、会議までに何度も進行の練習をしないといけないと思います。

アドバイザーをつけておく

司会を任された時の会議の進め方!効率的に進める方法7

次に紹介する司会を任された時の会議を効率的に進める方法は、アドバイザーをつけておくことです。この場合のアドバイザーの役割は、司会をされる方がうまく会議の内容を伝えられない時や司会を務める方がアドバイザーに相談したい時に必要になってきます。必ずしも、アドバイザーが必要だということではないのでお伝えしておきます。

会議の司会を初めて務める時や司会者が会議を進める自信がない方は、アドバイザーをつけておいた方がいざという時に安心するのではないでしょうか?アドバイザーをつける時は、まず、信頼があって仲の良い友人や仲間にしてもらうのが良いと思います。そして、会議を開催するまでにアドバイザーと綿密に打ち合わせをして会議を成功させましょう。

会議に必要な機器を揃えチェックする

司会を任された時の会議の進め方!効率的に進める方法8

次に紹介する司会を任された時の会議を効率的に進める方法は、会議に必要な機器を揃えチェックするです。司会を務める方が会議を効率よく進めるためには資料以外に、機器を使うことも必要になります。例えば、スピーカーやプロジェクター、モニター、マイクなどいろいろあります。会議室が広くて参加者が多くいる場合はマイクとスピーカーは必須アイテムです。

会議がスタートする前に必要な機材をセッティングして、正常に動くかどうかチェックをあらかじめしておかないといけないと思います。会議中にマイクの音声がスピーカーに出力できなかったり、モニターに資料が映し出すことができなかったりしないようにしないといけないので、スタートする前に十分、機器のチェックを怠らないようにしましょう。

会議の流れをつかんでおく

司会を任された時の会議の進め方!効率的に進める方法9

次に紹介する司会を任された時の会議を効率的に進める方法は、会議の流れをつかんでおくことです。会議の流れを司会を務める方は把握しておかないと会議にならなくなり、参加者に多大な迷惑をかけることになってしまいます。そのためには、会議の流れを最初から最後まで、しっかりと組み立ておく必要があると思います。

会議を効率よく進めていくためには流れというものはとても大事なポイントになります。流れをしっかりと司会者が把握していないと、会議はまとまらず、結果的に何が言いたかったのかがわからなくなり、会議をした意味がなくなってしまいます。会議の流れをしっかりと時間をかけて作っていけば会議はまとまったものになると思います。

休憩時間を取ること

司会を任された時の会議の進め方!効率的に進める方法10

次に紹介する司会を任された時の会議を効率的に進める方法は、休憩時間を取ることことです。会議の時間が長ければ長いほど、休憩時間を取らないと効率よく会議を進めることはできないと思います。1時間会議を行ったら、5分でも10分でも良いので司会者の方が休憩を参加者全員に促すようにしましょう。休憩を取ることで、また会議に集中することができます。

会議は平均で2時間くらいですが、会社によってやプロジェクトによっては5時間や長いもので10時間というのも聞きます。1時間会議を行ったら10分休憩を取るとか2時間会議を行ったら15分休憩を取るというように休憩を取るように会議の日程の中に組み込みましょう。これも会議をスムーズに進めるために必要なことです。是非、取り入れましょう。

会議参加者全員に挨拶する

司会を任された時の会議の進め方のルール1

次にお伝えする司会を任された時の会議の進め方のルールは、会議参加者全員に挨拶することです。これはとても大事なルールだと思います。挨拶はいつの時代になっても、とても大事なことです。会議の進め方のルールと言っても過言ではないと思います。会議がスタートする30分前になったら、会議参加者が会議室に来るのを待っていましょう。

そして、会議室のドアの前で、参加者が来られた時に挨拶を一人一人にしましょう。挨拶をすることは当たり前だと思っていらっしゃる方、多くいると思いますが、そう思っててもやらない人が多いです。「おはようございます」「こんにちは」などの挨拶をするだけで、印象が良くなりますので是非覚えておいて頂きたいと思います。

会議を開催する前に参加者全員に資料が届いているか確認する

司会を任された時の会議の進め方のルール2

次にお伝えする司会を任された時の会議の進め方のルールは、会議を開催する前に参加者全員に資料が届いているか確認することです。会議をする上で、会議をする上で必要な資料をあらかじめ配布して、その資料を会議の時に持参して頂くのですが、忘れる方がいらっしゃるかもしれませんので、必ず資料があるかどうか一人一人確認しましょう。

もし、資料を会議当日に忘れてしまった方のために会議当日に予備の資料を何通か持っていった方が良いかと思います。必ず、会議当日に資料を忘れてしまう方、少なからずいらっしゃると思いますので、その方のために資料を何部か会議室に用意しておくのも司会を務める方の仕事だと思います。必ず資料があるかどうかの確認を忘れないようにしてください。

会議の最後にまとめる

司会を任された時の会議の進め方のルール3

次にお伝えする司会を任された時の会議の進め方のルールは、会議の最後にまとめることです。会議の進め方をわからない方は、終わり方をどうすれば良いか悩まれる方、多くいらっしゃるかと思います。会議をどう終わらせるかも司会を務める方の仕事ですから、会議の流れや進行についてばかり頭に入れないようにしましょう。

会議を終わらせる時に、「今日の会議はこれで終わります」や「今日の会議の内容をしっかり頭に入れておいてください」などのコメントだと説明不足で、ぶっきらぼうな感じで幕を閉じる感じになって、参加者全員、物足りなさを感じてしまいますので。会議の最後に2、3分くらい参加者全員にまとめを伝えましょう。簡単なことで良いと思います。

会議の開始時刻と終了時刻を守る

司会を任された時の会議の進め方の注意点1

次にお伝えする司会を任された時の会議の進め方の注意点は、会議の開始時刻と終了時刻を守ることです。これは会議を進め方の注意点としてとても大事なポイントですので、伝えておきますので司会を務める予定のある方は是非ご覧になってください。会議の進め方の注意点は会議の開始時刻と終了時刻はしっかり守るということです。

司会の方の中には、会議の開始時刻が10分も20分も遅れてスタートする場合があります。参加者にとってはとても迷惑な話です。すでに会議が始まっている時刻なのにスタートしないとなると、いつスタートするんだろうと不安になりますし、終了時間が遅れると参加者の仕事にも影響を及ぼしてしまいます。是非、開始時刻と終了時刻は守りましょう。

大きな声でわかりやすく話す

司会を任された時の会議の進め方の注意点2

最後にお伝えする司会を任された時の会議の進め方の注意点は、大きな声でわかりやすく話すことです。会議などの司会を務めていらっしゃる中で、声が小さくて後ろの方まで聞こえない時ってないでしょうか?大声を出さなくても良いとは思いますが、少なくとも後ろの方まで聞こえるように声を張って話して頂かないといけないと思います。

そうしないと会議で何を司会者が言っているのかが把握できなく、不満が募ってイライラしてしまう方が出て来ると思います。会議の司会を務めるということは参加者全員にわかりやすく伝えることも大事な一つですので声をなるべく大きく出して、後ろの方まで聞こえるようにしないと司会の意味がなくなると思いますので注意してください。

【まとめ】司会を任された時の会議の進め方や効率的に進める方法やルール

今回は、司会を任された時の会議の進め方や効率的に進める方法やルールについて、いろいろお伝えしました。司会を務めることが初心者の方や、司会者をこれから務める予定の方は是非、参考にして頂きたいと思います。司会を務めることになったら、どうしたら効率よく会議を進められるか、注意点は何かなども考えましょう。注意点はこの他にもありますのでチェックしましょう。


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